Qué es la escaleta de un evento y cómo hacer la tuya
La realización de cualquier evento requiere de un compromiso y responsabilidad bastante elevado.
No cabe duda que la improvisación también es parte del proceso, pero tenerla controlada y prevista incluso antes de que suceda, garantizará un mayor éxito.
¿Qué es la escaleta?
Previamente a la organización del evento debemos haber realizado lo que se denomina como escaleta, en ella están plasmadas todas y cada una de las actividades que irán desarrollándose en el transcurso del evento.
Esta es una herramienta ideal para organizar y prever cualquier falla.
La claridad en los hechos y en el desarrollo del evento facilitará la creación de dicha escaleta. Debes ser lo más detallista posible con respecto a lo que sucederá en cada momento (quiénes serán los asistentes, ponentes o invitados, hora de entrada y salida de los mismos, horario de comida o catering) entre otros puntos importantes.
Entonces podríamos decir que una escaleta es una especie de guión como el que se emplea en cine y televisión. El mismo se encarga de facilitar el orden en el que se va a desarrollar cada toma o escena, especifica diálogos y locaciones, etc.
En el caso de la organización de un evento la escaleta funciona como una herramienta con la que mantendrás un mínimo margen de error y lograrás que todo se cumpla al pie de la letra.
Una vez la escaleta esté realizada debes conversar con todo el equipo que estará involucrado en el desenvolvimiento del evento, esto con la finalidad de que todos estén familiarizados con cada paso que den los moderadores, presentadores, patrocinadores, invitados y protagonistas del evento.
Exponer y conversar va a servir para lograr la compenetración del equipo, aclara dudas de las funciones de cada uno, generando compromiso y empatía entre cada uno de los miembros del equipo.
Otro punto importante sería comprobar que ninguna función ni horario se solape, sobre todo enfocado a las horas de comida y receso de cada uno de los participantes y colaboradores.
Mientras menos cosas se queden a la suerte o a la deriva mayor será el éxito en el desarrollo y organización del evento.
A continuación te indicaremos cuáles son los ítems que debe tener una escaleta:
Hora
Cada acción por realizar debe estar cronometrado y registrada desde que comienza el evento hasta que culmina.
Lugar
En esta casilla se debe colocar de manera específica y exacta la descripción del lugar en el que se va a desarrollar cada acción. Ejemplo, indicar ciudad, edificio y local.
Medios Técnicos
Acá se indican los medios de difusión a utilizar en el evento, como las cámaras, micrófonos, pantallas, luces. Se debe especificar la marca y demás especificaciones de los equipos a utilizar para evitar pérdidas o extravíos.
Acción
Es importante destacar las acciones que marcarán pauta en el evento. Qué persona va a intervenir, cuál imagen se va a proyectar en pantalla, posición de las cámaras, disposición en el escenario de los ponentes, invitados y público en general. Lugar del almuerzo o break y la duración de cada uno de ellos.
Persona encargada
En este punto se designa a cada persona a una función puntual. Se encargará de supervisar cada acción.
Responsabilidades
Cada persona encargada de alguna acción del evento debe tener muy claro su trabajo y de qué manera se va a desempeñar para que así ninguno se interponga en las funciones del otro y se interponga.
Todos los miembros del equipo deben poseer una copia para que sepan en cada instante que están haciendo y cuándo lo deben hacer tanto individual como colectiva ente.