Ideas para organizar eventos de
networking
Si el objetivo que deseas lograr es conseguir financiar tu proyecto, dar a conocer una empresa, establecer nuevos contactos profesionales, posicionar tu negocio o encontrar colaboradores para tu equipo de trabajo, la necesidad de contar con una red de contactos amplia es de suma importancia.
En un mundo tan globalizado, la relevancia de crear conexiones con quienes nos rodean es una de las claves para alcanzar el éxito profesional.
Los eventos de networking tienen como objetivo motivar y conectar a sus asistentes. En ellos no se trata un tema en concreto, sino que su principal foco es que los asistentes a él se conozcan. Por ende, son la opción perfecta de crear un contacto directo entre empresas, emprendedores y freelancers que generará nuevas formas de comunicación y negocios.
Para organizar un evento de networking efectivo, toma en cuenta las siguientes ideas:
¿Cuál es tu objetivo?
Aquí delimitarás el perfil del público asistente al evento. Con ello concretarás si quieres dar la opción a los asistentes de que conecten ellos mismos a través de la presentación individual de su proyecto (Elevator pitch) y que así logren conseguir colaboradores o financiación, o por el contrario si lo que pretendes es que solo se conozcan y sepan a qué se dedican y qué ofrecen sin necesidad de presentarse ante todos.
Es de suma importancia saber que la clave de un evento de networking es que quienes asisten a ellos deben tener intereses en común, y que de esos intereses dependerá una comunicación efectiva y una posterior relación laboral. Es por ello que quizá el éxito de un evento de networking dependerá de salir de la tan nombrada zona de confort, para crear un ambiente propicio, que denote la seriedad e importancia del evento y a su vez permita ser actual, cómodo y acogedor para sus asistentes.
Un evento de networking debe cumplir con ciertas características de logística que permitan llenar las expectativas de sus asistentes, de estos detalles dependerá el fracaso o éxito de tu evento:
Localidad
Es recomendable que la ubicación del sitio en el que se va a realizar el evento de networking sea de fácil acceso para sus asistentes. Sería ideal que se encuentre próximo a restaurantes o sitios de encuentro, en el caso de surgir la opción de que los usuarios se quieran reunir luego del evento para concretar un negocio o colaboración.
Horario
Por lo general un evento de networking es llevado a cabo dentro de las horas establecidas como laborales porque son una forma de generar contactos de trabajo, es decir, se toman como parte de una acción laboral. la mejor opción es que se realice en la mañana (la tarde suele ser una hora más pesada) para que sus asistentes tengan más tiempo para crear relaciones interpersonales y estén dispuestos a negociar.
Espacio del evento
Es importante tomar en cuenta que el lugar del evento debe contar con un espacio amplio, que permita colocar stands de degustación, mesas y sillas que propicien a los asistentes la opción de poder sentarse aparte a dialogar si así lo quisiesen, sin necesidad de movilizarse a otro sitio.
Catering
En todo evento existe un mínimo de servicio de catering y los eventos de networking no son la excepción. Bien sean realizados en la mañana (lo recomendado) o en horario de la tarde, es de suma importancia ofrecer en ellos este servicio. Es una parte del evento que permitirá amenizar y animar la jornada; a su vez podrá generar satisfacción entre los asistentes y ayudarlos a integrarse en el evento. El catering dependerá del presupuesto disponible para el evento, pero siempre se pueden ofrecer aperitivos (jamón serrano, quesos…) y bebidas (agua, café, vino…) que generen un ambiente más ameno y cordial.
Protocolo de identificación
Lo más recomendado en este tipo de eventos es que cada asistente cuente con una especie de identificación visible (nombre de la persona, nombre de la empresa a la que representa y sector al que pertenece la empresa). Esto permitirá facilitar el contacto con el resto de asistentes, incluso también facilitará el hecho de tener un control en la lista de todos los invitados al evento, ya que se tendrá conocimiento de quiénes están presentes.
Así como existen pasos a realizar para que tu evento de networking sea propicio (descritos con anterioridad), también es recomendado evitar lo siguiente:
Mesa individual (estilo reunión laboral)
Los eventos de networking, son eventos en los que hay que fomentar la movilidad en la sala y por el contrario a que cada uno se quede en su sitio, la idea es conocer a la mayor cantidad de personas, no estar inmóvil en una mesa. Una única mesa no es la mejor opción, ya que suele ser violento para los asistentes estar sentados en una gran mesa como si fuesen compañeros de trabajo sin conocerse. Esta técnica no recomendada, lo que logra es limitar la conversación y no genera un ambiente de libertad comunicacional.
Rondas de presentaciones forzadas
Suelen suceder en la mayoría de los casos. Está muy bien querer impulsar a romper el hielo y a que todos los asistentes se conozcan entre sí, pero debemos tomar en cuenta que esta es una técnica que solo funciona si la cantidad de asistentes al evento no es muy alta, y que no suele dar un resultado positivo si se emplea con un gran número de personas, porque se hace eterno y muy pesado el hecho de que uno por uno se identifique y plantee sus objetivos o los de la empresa a la que representan.
Es importante recordar que, para este tipo de eventos, las estrategias de comunicación agresivas no suelen dar buen resultado.
En definitiva, el éxito de un evento de networking dependerá de sus asistentes, porque son ellos los que deciden si comunicarse o no, pero, para organizarlo de forma apropiada, hay que tomar en cuenta que debe generarse en un espacio que permita la más amplia posibilidad de micro reuniones, siendo este un ambiente en donde se creen relaciones laborales genuinas. La importancia de todo estaría en los detalles y en abarcar en la medida de lo posible una agenda óptima que configure un espacio ideal para los asistentes. Los eventos de networking no son un evento más, es una oportunidad ideal para quienes desean ampliar su campo de posibilidades laborales.