Guía de la A a la Z para planificar el presupuesto de tu evento.
Uno de los factores principales en la planificación del presupuesto de un evento empresarial es el financiero, a partir de allí comienza la proyección de la organización.
Por esta razón equilibrar el presupuesto es una acción estratégica. Expertos económicos y publicistas, señalan la importancia de diseñar un evento empresarial considerando la cantidad de dinero disponible para evitar riesgos e incertidumbres.
En consecuencia, la presente guía te ayudará en el cálculo de los costos del presupuesto considerando la planificación y factibilidad.
Estimación de los gastos en la planificación
Estos gastos incluyen una amplia gama, debes considerar cada componente en la planificación.
En esta categoría por lo general figuran los pagos por concepto de alquiler del local, también la logística de alimentos y bebidas, decoración y otros.
Ten en cuenta que desde este paso arranca el recorrido del presupuesto, por lo tanto, debes ser cauteloso y evitar gastos superfluos.
En este punto resulta oportuno que reflexiones y respondas las siguientes preguntas para que minimices posibles dudas y empieces con buen pie la planificación.
¿En qué fecha y lugar realizarás el evento de tu empresa?
¿Cuántas personas piensas invitar para que asistan al evento?
¿Cuánto crees que debes invertir por cada persona asistente?
¿Cuáles son los tres aspectos más relevantes para tu evento?
¿Cuáles son los tres aspectos que no quieres que ocurra en tu evento?
Como puedes ver estas preguntas te orientarán en tiempo y espacio, además son un marco propicio para que tengas en cuenta la cantidad real de personas asistentes.
Por otra parte, te enfocas en los puntos que deseas resaltar y minimizas aquellos que no deseas que sobresalgan en tu evento.
Bien porque tú seas el encargado o encargada de elaborar el presupuesto, o en caso de que contrates a un planificador; las siguientes orientaciones son de utilidad para que tu evento quede de lo mejor y cumpla las metas establecidas.
Diseño de tu presupuesto preliminar
A estas alturas ya tienes un esquema general de tu presupuesto, pero el mismo está en versión preliminar.
A tu favor está la visión del evento y el estimado de cuánto dinero necesitas, entonces falta darle más estructura a tu presupuesto.
En este punto es de suma importancia que consideres que el presupuesto fluctúa por diversas razones como el incremento de los costos, inflación u otros cambios de última hora; así que, debes incorporar el incremento de un 10% para amortiguar posibles cortes y evitar quedarte sin dinero.
Ahora bien, si piensas desarrollar un evento como una conferencia o reunión; te aconsejo diseñar una hoja de cálculo en Excel y categorizar lo siguiente: concepto, gastos planificados, gastos reales, especificaciones.
Una vez organizadas las categorías empiezas a detallar los gastos y haces el seguimiento periódicamente.
Administración del presupuesto
Indagar los costos del alquiler del local: puedes investigar diferentes presupuestos de alquileres, compáralos; incluye en este lo referido con el mantenimiento y limpieza, costos de transporte y demás gastos operativos.
Considera los costes de catering: esto tiene que ver con lo que designas por concepto del pago de alimentos y bebidas, propinas; entre otras. Por lo general se estima un 30%.
Costes por transporte: valora si necesitas trasladar a tus invitados para el sitio del evento o si requieres enviar algún tipo de documentación.
Incorpora los gastos por la ambientación: agrega cuánto destinas para la decoración del local, las sillas, mesas, carnets u otros.
Listar los gastos por los equipos y moderación: el evento debe estimar el costo por los equipos digitales a utilizar, las conexiones a internet, equipos de proyección y sonido, así como las personas que lo moderará.
Gastos por impresión: planifica cuánto dinero tienes para la impresión de los folletos, programas, certificados, pancartas; entre otras.
Recuerdos del evento: no dejes que tu evento empresarial pase por debajo de la mesa, por ello estima cuánto debes gastar en los recuerdos para los invitados. El evento empresarial es la imagen de tu negocio, así que permite que los participantes obtengan un detalle especial.
Seleccione el gasto de actividades recreativas: si consideras realizar algún tipo de actividad de esparcimiento o deportiva, entonces debes incluirlo en el presupuesto.
Guarda un fondo de contingencia: así realices una planificación estructurada, es posible que se presente alguna emergencia, reserva un fondo ante alguna contingencia, guarda un 20% en tu presupuesto planificado.
Sintetiza la proyección de tu presupuesto: te será útil para evaluar el monto global de la inversión financiera para tu evento
Compendia los gastos reales: por lo general se realiza post evento, realiza tus cálculos necesarios para apreciar los costos beneficios.
Verifica las ganancias, el costo de ahorros, los gastos generales y lo más importante, debes estimar el valor agregado del evento para el crecimiento y competitividad de tu empresa.
Esa estrategia funcionará para calcular la planificación del evento empresarial desarrollado.
Sugerencias para rendir el presupuesto de tu evento
Probablemente sentirás que debes recortar los gastos de tu presupuesto, ahí es donde debes hacer prevalecer las prioridades.
Por ejemplo ¿qué es más importante, los gastos en el centro de las mesas o la inversión en un postre especial para tus invitados?
En lo relacionado con los alimentos o bebidas que brindarás, tienes que sopesar el tipo de menú, así como también verifica que el mismo resulte económico, pero de calidad. Considera que en los eventos es muy usual el alto consumo de agua, refrescos y café.
Verifica constantemente la cantidad de asistentes al evento, decide si cancelarán un monto por su asistencia, ya que ello te ayudará en la inversión para aumentar tu presupuesto.
Lleva un control sistematizado de los costes por los equipos de iluminación, ambientación, sonido y proyección, acceso a internet; entre otros Estos recursos son imprescindibles, pero ejercen una fuerte influencia en el presupuesto financiero.
La publicidad en términos de la comunicación informativa del evento es crucial, porque ejerce el efecto de marketing tan necesaria, por ello la invitación on line resulta una estrategia efectiva para tu presupuesto.
Espero y te funcionen las sugerencias.