Cómo son los welcome pack o pack de bienvenida perfectos para un evento

La forma de transmitir el enfoque del evento, su filosofía y valores a los clientes, empleados o público en general es de gran importancia, ya que con ello se busca familiarizarlos con todo lo que representa el proyecto.

Esta idea de welcome pack o pack de bienvenida se inició realizando solo a nuevos trabajadores de una compañía, con el objeto de suministrarles un manual que contenga explícitamente las instrucciones, normativa, historia, valores y todo el material corporativo para que les sea posible desarrollar todas las actividades diarias requeridas por la empresa y el cargo del nuevo empleado.

Actualmente el concepto que inicialmente tenía este acto de bienvenida dio un giro en el que se transformó, pasando a ser de una actividad a concebirse como una herramienta indispensable para transmitir la cultura corporativa, la visión, los valores y los objetivos de la empresa.

Esta estrategia de familiarización muchas veces suele incluir algún tipo de presente de bienvenida que haga sentir a los empleados, clientes o proveedores una mayor confianza y los lleve a comenzar con buen pie las relaciones.

Importancia de los welcome pack o pack de bienvenida

Los estudios de empresas señalan la importancia que poseen los welcome packs actualmente, lo que muestra una mejoría en la conducta, receptividad y percepción de las personas, por lo que va más allá de ser un instrumento de control. Existen dos conjuntos de documentos diseñados especialmente para estas situaciones y vinculados a actividades referentes a welcome packs, uno de ellos son los que van dirigidos a los nuevos empleados con motivo de dar confianza y seguridad en su incorporación a la empresa y por otro lado se encuentran aquellos enfocados a captar nuevos clientes.

Normalmente este paquete de bienvenida o welcome pack está integrado por una serie de documentos de gran relevancia, que contiene información acerca de la empresa que comúnmente suelen ser impartidas a nuevas incorporaciones con el fin de que conozcan las estrategias, métodos y formas de trabajo de la organización en la que se les está incorporando.

La trascendencia que posee un welcome pack bien gestionado se manifiesta cuando este tiene las condiciones de ser un potente recurso en la búsqueda de crear, mantener y transmitir la cultura corporativa de cumplimiento que posee la organización.

Por esta razón se recomienda que los packs de bienvenida sean revisados constantemente, con el objetivo de mantenerlos actualizados, para que estén al día con los cambios que se puedan generar en torno a la organización de la empresa.

Tipos de welcome pack

A modo general encontramos cuatro tipos de paquetes de bienvenida, entre los que están el welcome pack para nuevos trabajadores, el welcome pack para clientes sean nuevos o no, el welcome pack para empresas o corporaciones a asociarse y el welcome pack para eventos.

Cada uno de estos packs de bienvenida dependerá del receptor final, por ello existen diversas ideas y tipologías de cómo hacer un welcome pack según el objetivo buscado, pero conocerlos permitirá crear el mejor y más completo. Aunque difieren del destinatario final, van tras el mismo propósito principal, provocar un impacto en el receptor y generar imagen clara y objetiva de la marca.

1. Welcome pack destinado a empleados.

Es un paquete de bienvenida que puede ser entregado a los trabajadores en diferentes momentos, se recomienda su utilización para las nuevas incorporaciones a la empresa. Este puede ir acompañado de un presente con el que los nuevos trabajadores tendrán una buena aceptación para obtener una rápida adaptación y mejorar la imagen interna de la compañía. Además de ello, también logrará aumentar el animo de los trabajadores y les generará un mayor interés en el proyecto empresarial. Para ello es necesario estudiar el perfil del empleado a modo de evitar imprudencias con regalos que puedan ser desagradables por cuestiones de salud.

1. Welcome pack para clientes.

Este paquete puede ser considerado una buena opción en la búsqueda de mejorar las relaciones con los clientes por medio de un detalle, logrando afianzar lazos existentes y crear nuevos, obteniendo un impacto positivo desde el primer momento. Si se trata de clientes nuevos, la primera reunión con este es una de las mejores oportunidades para hacer la entrega del welcome pack personalizado

1. Welcome pack para empresas.

Los vínculos nuevos y existentes con los proveedores son muy importantes, aunque normalmente son los más olvidados en la comunicación corporativa, pero el mantenerlos en constante atención representará un elemento fundamental para brindar un producto o servicio de calidad que permita un mayor y mejor crecimiento en el futuro.

1. Welcome pack para eventos.

Este tipo de paquetes de bienvenida son considerados una herramienta importante, estratégica y básica para obtener una mejor proyección de la imagen, la marca y el compromiso de la empresa en los eventos realizados por la propia compañía. Además de esto, también representa un elemento para producir empatía con los asistentes del mismo.

En conclusión, sin importar el tipo de Welcome Pack que se utilice, será una gran opción para generar una relación única y especial con los clientes, empleados y públicos de la empresa, buscando de esta manera crear una imagen de marca potente y con fuerza.

Contenido básico para un Welcome Pack perfecto

Aunque estos packs pueden variar según el tipo que se requiera o el destinatario y la dimensión de la organización, e inclusive puede variar dependiendo del cargo que posea el nuevo miembro o el tipo de empresa. De igual modo debe estar estructurado con una información básica.

1. Código de Conducta: Este es un documento en el que se describe la misión, visión, valores de la organización, objetivos, principios y conductas aceptadas y prohibidas.

1. Políticas generales de la organización: En caso de que exista un Reglamento Interno, una política anticorrupción, una política de sanciones, también debe incluirse.

1. Políticas específicas del área: Normalmente cada departamento o área operativa posee normas, funciones y obligaciones específicas, que deben ser de conocimiento a todos sus miembros.

1. Información de contacto del Compliance Officer y canales de denuncia: Aunque esta información haya estado anexa en el Código de Conducta, siempre es recomendable hacer hincapié, en los canales que se encuentran habilitados para informar y denunciar cualquier anomalía en el funcionamiento que se observe.