¿Qué tienes que saber sobre la gestión de eventos?

Antes de profundizar en el amplio tema de la gestión de eventos, es importante dejar establecida la definición del término en su conjunto, ya que, es a partir del hecho de entender con propiedad esta definición que podemos inferir acerca de todas las responsabilidades que el proceso mismo de gestión de eventos conlleva.

En este orden de ideas, entonces definimos  gestión de eventos como la planificación, coordinación y organización de todas las actividades que se deben cumplir para garantizar la realización de un acontecimiento en sí; teniendo como acontecimiento a cualquier actividad social, corporativa, académica, familiar y deportiva, que involucre la reunión de personas con un fin específico.

A partir de esto, podemos adentrarnos un poco en algunos aspectos relevantes que debemos saber acerca de la gestión de eventos, bien sea que tengamos por delante el reto de gestionar un evento, o estemos interesados en introducirnos en esta apasionante carrera.

 

Fases de la gestión de eventos

Hay algunos aspectos bien importantes a considerar, entre estos, las fases o etapas  por las que atravesamos cuando estamos gestionando un evento de cualquier índole.

 

• Definición del objetivo 

Antes de comenzar a trabajar en la planificación de cualquier acontecimiento, es necesario conocer información tanto general como específica del mismo.

Por ejemplo el tipo de evento, quién lo presenta, fecha y hora del evento, qué se quiere lograr con el mismo o qué beneficios se esperan del evento para así comenzar a establecer metas reales en torno a este y al finalizar el mismo, realizar la respectiva evaluación.

Sin el cumplimiento de esta fase no se podrá continuar con el desarrollo de la gestión. Quizás este es un buen momento para comenzar a utilizar una herramienta gerencial muy útil como lo es el Briefing.

• Planificación

Esta etapa es fundamental para la gestión del evento, porque en esta se reúnen todas las actividades que deben  cumplirse para que el evento se produzca, así que es una etapa que no debe realizarse a la ligera y en la cual no deben crearse metas falsas, sino muy sensatas y adaptadas al tiempo real antes del evento.

Es importante desarrollar esta etapa ordenada y minuciosamente, sin excluir nada.

Para esto existen herramientas gerenciales muy productivas y es muy recomendable echar mano de alguna de ellas, te podemos sugerir que hagas un Retrotiming y te apoyes en esta ayuda organizativa.

 

• Presupuesto 
  

En esta fase se deben listar y relacionar todos los gastos que se harán para la realización del evento, así como también quién y como se financiarán estos gastos.

Es sumamente importante que no se excluya ningún gasto, por ínfimo que este sea, debe ser  plasmado  dentro del presupuesto y contabilizarlo como un gasto.

Además, en la gestión de eventos se debe aprender a adaptar los gastos al presupuesto establecido, para esto es importantísimo  tener en agenda una lista con los proveedores de bienes y servicios necesarios para tu evento, que garanticen calidad y mejores precios.

 

• Organización 

En esta etapa prácticamente se desarrollaran cronológicamente las actividades previas, durante y posteriores al evento, así que es sumamente importante establecer fechas límites  y contar con un equipo de trabajo responsable y comprometido con la gestión del evento.

• Seguimiento, coordinación y evaluación final 
  

Aquí es necesario sacar el gerente y motivador que llevamos dentro, para así poder supervisar eficazmente cada una de las actividades a ejecutarse, delegar lo que no podemos hacer personalmente y tomar decisiones asertivas en cuanto a cambios necesarios y alternativas.  

Además de lograr que el trabajo en equipo sea eficaz y eficiente y que todas las personas involucradas en la organización del evento estén bien informadas de sus funciones respectivas y que las cumplan en los términos y fechas establecidas.

Finalmente realizar una evaluación del evento y aprender de cada experiencia.

 

Una vez planteadas las fases importantes de la gestión de eventos, se hace necesario adentrarnos un poco en lo que son los tipos de eventos y la naturaleza de cada uno.

 

 

Tipos de eventos

Existe un gran número de eventos, el origen de los mismos depende de la necesidad de los creadores, y la realización de estos, de la creatividad de los gestores del evento. Así que solo estaremos presentando algunos de ellos, tratando de centrarnos en los más comunes y relevantes.

• Corporativos, y a su vez entre estos podemos mencionar los comerciales, de marketing, networking, retiros motivacionales de trabajo en equipo, entre otros.
• Académicos y/o formativos, como congresos, cursos, conferencias, conferimiento de títulos y exposiciones.
• Artísticos, en lo que se incluyen exposiciones de arte, presentación de libros, conciertos, entrega de premios.
• Familiares y personales, tales como bodas, bautizos, aniversarios, cumpleaños, encuentros familiares.
• Otros, también están en la lista los deportivos, religiosos, de caridad, entre otros más, y el éxito va a depender del trabajo asertivo de la persona encargada de la gestión del evento.

 

Es importante que elabores una agenda ordenada y clasificada de contactos donde incluyas proveedores de bienes, servicios y productos necesarios para los diferentes eventos, con varias opciones de cada uno para que puedas tener alternativas entre las cuales elegir.

 

 

¿Quiénes deberían estar en la agenda de un gestor de eventos?

Como ya dijimos, hay numerosos tipos de eventos, y  estos tienen diferentes tipos de necesidades, así que tu agenda de contactos será muy variada; aunque algunas necesidades sean comunes para varios eventos. Sin embargo entre los contactos que no te podrán faltar tenemos:

• Locaciones para eventos. Que bien podrían ser hoteles, auditorios, salones de fiesta, parques, iglesias, clubes, entre otros.

• Decoración. Este es uno bien importante de la lista, e incluye desde flores, globos, mantelería, vajillas, iluminación y cualquier otra cosa que puedan requerir los eventos.
• Transporte. En oportunidades se requiere el servicio de transporte para trasladar a los asistentes hasta el lugar, o para hacer algún tours, o simplemente para cargar mobiliario.
• Entretenimiento. Esta lista  incluye bandas, DJs, sonido, payasos y algún otro más.

 

Esperamos que esta información y consejos te sean útiles a la hora de hacer la gestión de tu evento.