Cómo organizar un congreso

Un congreso es una reunión general de personas (empresarios, estudiantes, miembros de una compañía) cuya finalidad será debatir diversos temas de interés; también se conoce como conferencia, se realiza de manera formal donde se llegan a acuerdos tanto de negocios como académicamente.

Los congresos pueden realizarse de manera online o presencial, en cualquier lugar, sin embargo, es preferible realizarlos en lugares cómodos, amplios y adecuados como en centros de conferencias, auditorios, instituciones públicas o privadas o en centros académicos.

Todo depende de la cantidad de personas que asistan a la conferencia, sea a nivel micro o macro, regional o nacional, y en ciertas ocasiones hasta internacional.

Si deseas organizar un congreso debes tener en cuenta algo muy importante; el éxito de tu congreso dependerá de las actividades realizadas y de cómo se desarrolle. Es decir, que tu enfoque sea dejar una enseñanza en cada participante, basándose en la correcta planificación, excelente ejecución y buena estrategia presentada.

Entonces, para organizar un congreso eficaz e impresionante se deben aplicar ciertos aspectos fundamentales que te ayudarán a alcanzar el mejor resultado posible. A continuación revelaremos una lista de lo más interesante:

1. Crear una visión general del congreso

Es muy importante antes de realizar tu reunión, tener una planificación detallada del enfoque de tu congreso, por ejemplo: cantidad de personas, el tipo de público objetivo, establecer un buen presupuesto, cuantos ponentes habrá, imagen y nombre del congreso y por supuesto la finalidad del congreso.

Al tener una clara visión, no tendrás imprevistos ni malos momentos. Lo ideal es tener todo perfectamente planificado y controlado, para así obtener el mejor beneficio posible tanto para ti como para las personas que asistan al congreso.

1. Selecciona una fecha adecuada

Elegir una buena fecha definirá el éxito de tu reunión y la cantidad de asistentes.

Para marcar la fecha en el calendario, primero debes verificar los pros y contras, asegurate que esa fecha no coincida con alguna festividad o evento importante, sino que sea un dia y una hora accesible y prudente para el público.

La duración del congreso también es importante y la puedes definir de acuerdo a la cantidad de personas que asistirán.

1. La ubicacion y lugar perfecto

Existen infinidades de lugares donde realizar tu congreso; auditorios, salones, centros comerciales, casas, edificios, empresas y hasta colegios. Pero lo mejor es elegir un lugar que sea acorde al objetivo y finalidad de tu reunión.

Cabe destacar, que también debes tener claro la cantidad y tipo de público a quien va dirigido, eso te servira para optar por un lugar amplio o pequeño, en un espacio cerrado o abierto y que instrumentos de trabajo te ofrece el lugar, mobiliarios, microfonos, cornetas, asientos cómodos, espacios y sanitarios son esenciales para realizarlo.

Un lugar céntrico y de fácil acceso es fundamental para la llegada de los participantes, sin complicaciones ni problemas. Reservalo con mucho tiempo de anticipación, a través de un contrato seguro.

1. Definir el programa y agenda

Crea una agenda, tipo cronograma detallado, que incluya: hora de inicio, duración de cada tema, recesos, actividades anexas y hora de finalización. Los temas que se abordarán, a quienes recomiendan para impartir cada conferencia, el momento de preguntas y respuestas se debe agendar para que así no haya confusión alguna.

1. Forma un equipo de trabajo productivo

Establecer un equipo de trabajo será útil y evitará contratiempos, las habilidades y destrezas de cada una de las personas que lo conforman es primordial para crear un ambiente de trabajo cálido pero a la misma vez fructífero. La idea es que todo se desarrolle perfectamente y se cumpla la agenda tal y como está establecida.

1. Precio y matrícula

De acuerdo al presupuesto realizado, define si tu congreso tendrá un costo o pago de matrícula o si será totalmente gratis.

Evalúa la cantidad de participantes, el monto específico,  los medios de pago y  el tiempo límite de pago. Antes de definir el costo, piensa en el tipo de público, su accesibilidad y los beneficios otorgados en el congreso.

1. Realiza la invitación y convocatoria del congreso

Al tener lista la organización, lugar, fecha y contenido del congreso, el siguiente paso es hacer la convocatoria oficial del evento. La papelería, la publicidad y el marketing es fundamental para que la información llegue por todos los medios y se promocione al público que se quiere alcanzar.

Se puede realizar a través de anuncios, carteles, volantes, internet y promotores, es importante que la información sea clara, concisa, precisa y atractiva de acuerdo al objetivo de los temas que se presentará.

1. Inicio y desarrollo del congreso

Llego el dia, manten en orden las actividades, cumple el tiempo de todo lo planificado y colocado en la agenda. Cuida los detalles de producción de tu evento. Analiza todas las necesidades que tendrás durante ese día: equipos de imagen, sonido, conexión a Internet, catering y recesos.

Agiliza el control de accesos, el estacionamiento y el auditorio. Verifica que tu equipo de trabajo se encuentre en sus respectivos lugares. Un buen inicio determinará el resultado del congreso. Suple cualquier necesidad que se pueda presentar durante el congreso, se amable y diligente para resolver imprevistos.

 Si se desarrolla todo lo que está planificado en la agenda, el congreso será un éxito total. Sea organizado y guarde la calma.

1. Evaluación post congreso

Es la última de las tareas más importantes por completar para un organizador de congresos. Allí se evalúa los resultados y objetivos alcanzados, así como también los errores cometidos y que factores se deben mejorar.

Una vez finalizado el evento, recopila todas las opiniones posibles de los asistentes, los distintos comités y todo el personal relacionado con el evento para conocer los puntos fuertes y los puntos débiles,  así se  podrá permanecer en una constante mejora de trabajo y servicio.

Tómese el tiempo para felicitarse a sí mismo y los miembros de su equipo, por su esfuerzo y trabajo realizado. En este punto reunirá todas las piezas y acciones expuestas antes y durante el evento para llegar a una retroalimentación.