Ideas para organizar eventos en hoteles
A la hora de organizar un evento, los hoteles son lugares ideales a tener en cuenta, tanto si se trata de un evento externo, como organizado por el mismo hotel con fines turísticos.
Es común que en los hoteles se hagan conferencias, congresos y fiestas de empresas y particulares. Actualmente ha variado, por lo que se va más allá de lo típico. El hacer un evento en un hotel trae como consecuencias positivas:
1. Una mayor cercanía con las empresas del área, pudiendo luego hacer alianzas estratégicas.
2. Favorece un mayor contacto entre los clientes y el equipo hotelero creando así experiencias que favorecen un aumento de la clientela.
3. Hay mayor motivación dentro del personal que labora en el hotel, se sienten más motivados.
¿Qué se debe hacer para que la organización del evento hotelero sea todo un éxito?
1. Se deben definir muy bien los objetivos del evento, lo que se busca con ello y cómo lograrlo.
2. Elaborar la ruta a seguir o briefing donde se toquen todos los aspectos como el timing, lo que se desea transmitir (el tema del evento), número de asistentes, el presupuesto, el personal requerido para el tipo de evento (puede incluir recreadores y babysitters), la decoración, la cantidad de comida y bebidas requeridas, entre otros.
3. Conocer el área del hotel en donde se hará, así se tiene una mejor perspectiva de lo que se va a hacer.
4. Promoción el evento usando las vías tradicionales (radio, televisión, prensa, boca a boca) en conjunto con las nuevas herramientas de comunicación como son las redes sociales: Twitter, Facebook, Instagram. No estaría de más agregar campañas de email marketing y promoción por blogs especializados en el área.
5. Es necesario colocarse en el lugar de los clientes, pensar en qué los haría más felices en el evento, cumplir las expectativas.
6. Buscar que el evento sea original e inolvidable.
7. Incluir la imagen corporativa, para que junto con la experiencia, los asistentes siempre relacionen el hotel con la buena experiencia.
8. Crear vínculos entre los asistentes, que pueda haber mucha interrelación para creación de nuevas amistades.
9. Contar con un plan B en caso de que ocurra algún imprevisto.
10. Contar con un programa y cumplirlo.
11. Al terminar el evento, hacer una evaluación de resultados.
Se debe lograr que la gente salga satisfecha del evento y no que lo consideren un evento más.
Ideas de Eventos en Hoteles
Existen diversos eventos que son ideales para hoteles, en especial si éstos están situados cerca de la playa o la montaña.
Mientras más eventos interesantes, mayor atractivo para los clientes y aumento de las ganancias anuales del hotel por visitas, hospedajes y venta de alimentos y bebidas.
Los siguientes son algunos de los eventos que podrían realizarse:
1. Eventos en botes: Estos eventos van a depender del tipo de agua cercana, si es el mar, pueden organizarse regatas, navegar en veleros es una experiencia maravillosa que involucra adrenalina, compañerismo y competencia.
Al ganador se le daría un trofeo o algún premio bien sea en efectivo o alguna experiencia gratuita dentro del hotel (una noche gratis, una cena para dos en uno de los restaurantes del hotel, un pool day).
Si el hotel tiene cerca un río o lago, una competencia de kayaks o botes de pedal es divertido.
2. Carreras tipo karting: Esta es una de las competencias más intensas y donde más adrenalina se emana, son divertidas y alivian tensiones.
Las personas pueden poner en práctica sus habilidades al volante a altas velocidades en circuitos cerrados, cosa que no pueden hacer en la calle a menos que quieran obtener una multa de parte de las autoridades de tránsito.
3. Mini-olimpiadas: Este tipo de eventos son magníficos para empresas y centros educativos. Pueden organizarse para que las competencias sean entre varias empresas o colegios con la idea de conocerse y divertirse. Igual se pueden organizar mini-olimpiadas con las mismas personas hospedadas en el hotel, se convoca a los que vayan a estar allí en las fechas del evento y se les involucra en tan divertido momento, así, aparte de la buena atención hotelera, se llevan una divertida experiencia que a la vez da publicidad al hotel.
4. Fotomaratón: Es muy buena opción a la hora de organizar un evento hotelero, más en estos momentos en el que a la mayoría de las personas les encanta hacer fotos y subirlas a las redes sociales.
Pueden hacerse bien sea con cámaras convencionales o utilizando el móvil. Este tipo de evento ayuda a una mejor convivencia entre los participantes y ayuda a que además conozcan cada rincón del hotel o si los organizadores lo solicitan, fotos de algunos lugares del pueblo o ciudad en donde esté ubicado el hotel.
Los organizadores harán una lista de los retos y las fotos deben ir dentro de lo que se solicita, se premiará a los más creativos.
5. Cata de vino y arte: El objetivo de este tipo de evento es que las personas que asisten, se les entregue un lienzo y material de dibujo para que dibujen mientras disfrutan de una copa de vino. Aparte de entretenerse y conocer a otras personas, catan los vinos de la zona.
6. Ruta en bicicleta: El hotel puede organizar unas rutas para que los clientes hospedados en el hotel puedan conocer la ciudad o pueblo que están visitando de una manera divertida.
7. Ferias gastronómicas: Pueden hacerse mostrando la gastronomía del país, colocando stands según regiones o hacerla internacional. Los stands se prepararán colocando elementos típicos de la zona o país que se está representando (decoración, trajes típicos).
8. Gymkana: Este es un excelente evento si lo que se desea es que los hospedados se integren y se diviertan al máximo. Lo que deben hacer es resolver acertijos y superar pruebas en equipo. El que logre superar todos los ítems de la lista y llegue primero al lugar indicado, será el equipo ganador.