¿Qué es y cómo hacer el briefing de un evento?
A la hora de organizar un evento, se deben cumplir con una serie de pautas para que el evento resulte todo un éxito. Para ello se hace un listado para que nada se quede fuera. De allí nace lo que conocemos como briefing.
¿Qué es el briefing de un evento?
El briefing es una plantilla, un documento de una o dos páginas donde se van a colocar los puntos más importantes de la realización del evento. En el briefing se plasman las ideas, la estrategia a seguir. Mientras mayor información se recabe, mayores posibilidades de éxito.
Características del briefing. ¿Cómo hacerlo?
A la hora de estructurar un briefing debemos guiarnos por los siguientes puntos adecuandolos al tipo de evento, ya que va a variar dependiendo de si es evento corporativo, una fiesta temática, el lanzamiento de una marca, una fiesta familiar, un evento turístico o algún otro tipo de evento.
1. El mensaje que se va a comunicar en el evento: ¿Se trata de un nuevo producto?¿Es el lanzamiento de una marca? ¿Se trata de la promoción de algún artista?
2. En el caso de una empresa, colocar la información pertinente a la misma, datos claves como saber a qué se dedica, el producto que elaboran o el servicio que prestan, si es una organización con fines de lucro o se trata de una Fundación Benéfica. Conocer la competencia de la empresa, cómo está posicionada en el mercado.
3. Contactos: Debemos tener presentes quienes son los representantes de la empresa para poder estar en contacto con ellos y trabajar simultáneamente para que todo esté acorde a lo que desean de su evento. Debe ser uno sólo, máximo dos para que no haya diferencias de criterio y la organización pueda fluir sin problemas.
4. Público objetivo del evento: Es importante conocer el número y el tipo de personas que asistirán al evento, si se trata de niños, adultos, personalidades, de distintas nacionalidades (pueden requerirse traductores), si es un evento de música, de deportes o de moda, por nombrar algunos.
5. Objetivo del Evento: Conocer cuál es la intención del evento, qué se quiere lograr con él. Es bueno saber si se trata de promocionar una marca, si es solo para recreación o se recolectarán fondos para alguna causa (niños con cáncer, recuperación de bosques, purificación de agua a poblados africanos).
6. El lugar escogido: Es importante conocer este dato porque de ello va a depender todo. No es igual un evento al aire libre que en un recinto cerrado. En el caso de los eventos al aire libre, hay que estar al tanto de la meteorología. Si se trata de un sitio cerrado, reservarlo con tiempo suficiente para no quedarse sin el lugar, hay fechas que son especiales y suelen haber muchos eventos, por ejemplo, en Navidad y Año Nuevo. Además de todo lo mencionado, saber si es un lugar accesible para todos, de lo contrario hay que elaborar referencias como mapas, guías, para que los invitados puedan llegar.
7. Timing: Hay que tener en cuenta una serie de factores como la fecha, la hora en el que se desea realizar el evento y el horario, debemos saber cuántas horas durará y ajustar todo a ese tiempo.
8. Presupuesto: Lo más importante a la hora de organizar el evento es saber con cuánto dinero contamos, lo que se invertirá en el evento, así se podrá ajustar todo el programa a lo disponible. Si el presupuesto es corto, jugar con la creatividad para que así, con esos recursos, el evento sea todo un éxito y todos estén satisfechos con los resultados.
9. Aspectos legales y sociales: En este aspecto se pueden considerar los permisos de parte de la Alcaldía, lo referente a publicidad y propaganda, permisos de venta de alcohol, entre otros.
10. Información adicional: Lo que el organizador del evento quiera agregar como una sugerencia, algo que crea que sea relevante para el éxito del evento.
¿Quién debe hacer el briefing de un evento?
El briefing se completa mediante una entrevista que se hará principalmente a 3 personas, que son: el o los que aportan el dinero para a la realización del evento, aquél que solicita resultados que puede ser también el mismo que aportó el dinero, y los responsables del evento.