¿Cómo son las Reglas Básicas de Protocolo?
En toda sociedad humana, deben existir reglas de convivencia para que el mundo no sea un caos, para que no reine la anarquía.
Para ello, existe lo que conocemos como protocolo. El protocolo está conformado por un conjunto de acciones a tomar según la circunstancia presentada, bien sea en una ceremonia, en el ambiente hospitalario, en la seguridad, en la educación, en el ámbito político y tantos otros donde se pueda aplicar este conjunto de normas y reglas.
En nuestro caso, trataremos el Protocolo en los Eventos Sociales.
¿Cuáles son las normas que debe seguir un invitado a un evento social?
El invitado a un evento social debe seguir una serie de normas de urbanidad y buenas costumbres para desenvolverse en el ambiente y no causar molestias al resto de los asistentes. Entre las normas, podemos nombrar las más básicas:
1. Saludar correctamente al llegar, no se puede saludar con el mismo nivel de confianza a un amigo o conocido que a un completo desconocido.
2. Saber presentar a un amigo, suele ocurrir que se acerca algún amigo mientras estamos conversando con otras personas, debemos presentárselo a aquel con quien estamos conversando, es de mal gusto dejarlo a un lado y seguir la conversación.
3. Saber conversar, no podemos hablar de tragedias si se está en una graduación o reír a carcajadas en un velorio, por ejemplo.
4. Escuchar a los demás, ya que es de muy mala educación que una persona hable y nosotros no se le preste atención, eso muestra desinterés en lo que está expresando.
5. Vestir acorde a la ocasión, si se asiste a un evento de gala, no se puede asistir con ropa uso diario.
6. La puntualidad, es de mal gusto llegar luego de la hora pautada, considerándose una falta de respeto tanto para el anfitrión como para el resto invitados.
7. Hay que ser respetuosos, bien sea en cuanto a las ideas, creencias o forma de ver las cosas de las demás personas, como del trato. Si hay personas a las que se acaba de conocer, es de mal gusto tutearlas de primeras, menos si estas personas son de mayor edad o son de cargo o jerarquía superior.
8. Existe el deber de ser amables y cordiales con el resto de los invitados, cosas tan básicas como decir “por favor”, “gracias”, entre otras.
9. Despedirse educadamente al salir del evento.
10. Ser civilizados, lo que indica que no se arrojarán papeles al piso, no se fumará delante de los demás, ni sacará sucio de los dientes, entre otros.
¿Cuáles son las normas que deben seguir los organizadores de un evento social?
Para los organizadores de eventos existen 3 etapas: el antes, el durante y el después del evento.
Para ello se nombra a un Jefe de Protocolo, quien se encarga de delegar responsabilidades de acuerdo a lo que se requiera, para que el evento sea todo un éxito y no exista ningún tipo de desperdicio de tiempo y dinero invertido.
Antes del evento:
1. El motivo del evento, es primordial ya que de allí parte todo, no es lo mismo organizar un babyshower que un matrimonio.
2. El lugar influye, no es igual un evento al aire libre que en un lugar cerrado. Los eventos al aire libre suelen ser más informales, mientras que en los cerrados hay que esmerarse más en la decoración del recinto, así como la cantidad de personas que asistirán para que todos puedan sentirse a gusto.
3. El horario es importante, se debe seguir el programa estipulado, por lo que la puntualidad es primordial.
4. Respecto a los invitados, cuando se piensa en una cantidad menor a 20 personas, se puede invitar vía telefónica hasta una semana antes del evento. En el caso de un grupo mayor, lo correcto es con varias semanas de antelación mediante invitaciones impresas.
5. Debe haber un programa para que el evento fluya con los tiempos adecuados, todo en su debido momento. Si es una conferencia, que cada conferencista tenga el mismo tiempo de intervención, si es una fiesta, que cada grupo que va a animar tenga su tiempo acorde.
6. Debe tenerse todo lo que se necesita con antelación, es decir, si es una Conferencia, evitar buscar dos días antes o el mismo día al que se encargará del sonido, de buscar la tarima, o la comida que se dará a los invitados.
Durante el evento:
Ese día hay que estar pendientes de que se cumplan todos los detalles para que sea exitoso. Para ello:
1. El Anfitrión debe dar la bienvenida a los invitados, recibirlos con una sonrisa y amabilidad.
2. Es de buen gusto colocar música instrumental mientras llegan los invitados.
3. En el caso de que haya comida tipo cena en el evento, debe servirse a la hora pautada, es de mal gusto hacer esperar a los comensales.
Si por el contrario, es de tentempiés, procurar en una hora los asistentes hayan ingerido por lo menos 5 bocados por persona, los canapés son los más comunes. En el caso de tratarse de una conferencia, se debe hacer la pausa a la hora adecuada para que los asistentes y conferencistas puedan descansar y tener más acercamiento con los asistentes al evento.
4. La recepción de los invitados debe ser de media hora a una hora antes de comenzar el evento, dándoles la bienvenida, indicándoles el lugar reservado para ellos, así como entregar credenciales y material de apoyo en el caso de conferencias. Con este detalle se garantiza que el evento comenzará con puntualidad.
Después del evento:
1. Enviar notas de agradecimiento a los invitados, en el caso de Conferencias o cualquier otro tipo de evento educativo, enviar información a los asistentes acerca de los futuros eventos a realizar.
2. Hacer una reunión para mostrar cómo fue manejado el evento, dando a conocer los puntos fuertes y débiles y así tener en cuenta lo que hay que mejorar en un próximo evento.