Qué hace un planificador de eventos

Al momento de pensar en la planificación, organización y realización de un evento, se debería tener en cuenta que no es un trabajo fácil, es una tarea que conlleva muchas responsabilidades y estas deben ser cumplidas estrictamente para que el evento logre llenar las expectativas y los fines para los que fue pensado, es decir, un evento debería tener un objetivo claro y ese objetivo tendría que lograrse.

Por esta razón es que existen especialistas o personas afines a la materia, que se encargan de realizar este trabajo y estos son los denominados planificadores de eventos o event manager.

¿Qué es un planificador de eventos?

También conocidos como organizadores de eventos o event manager son aquellas personas que desempeñan funciones de planificar, estructurar y llevar exitosamente a cabo un evento, es decir, son los encargados de toda la logística de un evento, desde que este inicia con una propuesta o pensamiento, hasta que culmina, cuidando en el camino todo el proceso en el que se va a desarrollar el evento.

Características y habilidades de un buen planificador de eventos

Un planificador de eventos capacitado, tiene las siguientes capacidades:

– Trabaja en equipo: delega responsabilidades, es decir, coordina, regula y reparte roles a las personas que tiene a su cargo, tiene actitud proactiva y creativa, se basa en la comunicación y tiene la capacidad de resolver dudas e inconvenientes con una actitud positiva.

Al delegar funciones, se encarga de cumplir con lo propuesto aun cuando se presenten dificultades, extendiendo su confianza en el equipo de trabajo y permitiéndoles desarrollarse.

– Es habilidoso: la persona encargada de planificar un evento, debe ser capaz de manejar todas las situaciones, detalles y momentos del evento. Tiene una observación sistemática del entorno y contexto.

– Es creativo: esto porque debe buscar la forma más conveniente de invertir el tiempo, los recursos y presupuestos con los que cuenta para la realización del evento.

– Es perfeccionista y observador: constantemente realiza supervisiones a tareas que están siendo realizadas por terceros. Evalúa el presupuesto y se sujeta a el, evalúa el manejo que se le está dando a cada proceso, evalúa que se estén cumpliendo las indicaciones de preparación del evento, lista de invitados, envío de las invitaciones, en fin, toda la logística del evento.

– Capacidad de relacionarse: tiene la capacidad de tener que trabajar y desarrollar diferentes proyectos de eventos a la vez y aún así obtener resultados favorables en el menor tiempo posible. Al desarrollar diferentes proyectos, el planificador de eventos debe tener una visión amplia de conocimientos que le permitan relacionarse de forma efectiva con distintos profesionales.

Funciones que desarrolla un planificador de eventos

Con el objetivo de lograr un desempeño eficiente, las funciones que desempeña un coordinador de eventos son muy extensas y en muchos casos estas tareas van desde las más generales hasta las más específicas, sea cual sea el motivo del evento, los objetivos a cumplir son los mismos, y los podemos dividir en; pre- evento, en el evento y post- evento:

Pre-evento

Al momento de contratar a un planificador de eventos y plantear las ideas que este debe desarrollar o los objetivos a cumplir con el evento, este debe idear una serie de tareas a tener en consideración en cuanto a la estructura principal y la correcta ejecución antes de empezar a planificar más allá. Debe inicialmente por lo tanto:

– Idear: en este punto se encargará de establecer una conexión con el cliente y así poder definir el objetivo o finalidad del evento, el público al que es dirigido, las necesidades corporativas, es decir, estimar los posibles recursos que necesitará y definir el equipo con el cual va a trabajar.

– Planificar: deberá seleccionar y concretar la fecha y el sitio en los que se llevará a cabo el evento, así como precisar el número de asistentes para poder iniciar con la realización del cronograma o programa. De igual forma tendrá la tarea de crear un plan de marketing (de ser necesario), establecer el presupuesto definitivo y comunicarse con posibles proveedores para poder especificar los roles y tareas a cumplir tanto por cada proveedor como por los miembros que integran su equipo.

En el evento

Directamente al momento de la realización del evento, el event manager se encargará de desempeñar la función de dirección, es decir, tendrá la tarea de inspeccionar y controlar las instalaciones llevadas a cabo por el equipo técnico y los materiales utilizados para garantizar el buen funcionamiento de todo en el transcurso del evento. Ya que el planificador de eventos delegará responsabilidades, también es su responsabilidad coordinar que todos los distintos equipos de trabajo marchen de forma correcta y cumplan sus funciones, y en caso de surgir algún imprevisto deberá tener un plan B, que le permita solucionar de forma rápida y eficaz para que el evento siga su curso.

Post- evento

Tendrá la tarea de realizar un análisis del funcionamiento que tuvo el evento, es decir, es parte de su trabajo tener en cuenta el cumplimiento de las expectativas o el rendimiento que logró el evento. Por lo tanto, tendrá que evaluar los resultados que se lograron con el evento y así tener la posibilidad de visualizar de mejor forma propuestas futuras que le permitan mejorar la calidad de su trabajo.

¿Qué aporta un organizador de eventos? 

Pues, es una figura que proporciona de cierta forma seguridad y tranquilidad del cumplimiento de los objetivos del evento. Aunque puede ser reemplazable, si finalmente no quieres correr el riesgo de que algo salga mal o que no esté ajustado a las expectativas, pues ¿qué mejor opción que contratar a un profesional en la materia, o bien, delegar responsabilidad en alguien con experiencia? Es una figura con la aptitud y capacidad adecuada, que te permitirá despreocuparte del tema y dejar en sus manos la planificación y coordinación de todo.  Anímate a delegar responsabilidad y permítete pensar en la posibilidad de que todo salga perfecto.