Ideas para organizar eventos corporativos

Un evento corporativo es el inicio de una posible negociación, reafirme de comunicación o creación de nuevas alianzas cliente/marca. Al ser así, el objetivo de un evento corporativo debe ser tener un impacto de forma positiva en los clientes o invitados que asistan a él.

Organizar un evento de este tipo es una tarea muy importante y conlleva un montón de responsabilidades, pero con con una muy buena planificación este trabajo puede resultar exitoso.

Aquí una guía, con recomendaciones e ideas de como realizar un evento corporativo y no morir en el intento.

Piensa muy bien el objetivo de tu evento

Estos pueden ser divididos en objetivos promocionales y objetivos motivacionales. Los objetivos promocionales van dirigidos a dar a conocer algún producto o línea de negocio, mientras que los motivacionales son aquellos organizados para incentivar o recompensar a los empleados.

El definir los objetivos del evento será todo. Esto indicará el público al que va dirigido y, por ende, priorizará el lugar, fecha y el tipo de evento adecuado a realizarse.

Selecciona el tipo de evento corporativo más conveniente

Depende del objetivo que quieras lograr con la realización del evento corporativo, deberás elegir el tipo de evento que más se adecúe, a fin de atraer la atención en el mercado y así generar nuevos clientes o mantener una comunicación óptima con los empleados que conforman la empresa.

Hay diversas actividades y eventos que puedes llevar a cabo, lo importante es lograr captar la atención de los asistentes. Estos eventos se dividen en:

Externos: los asistentes a estos eventos son personas externas a la compañía, es decir, potenciales clientes, clientes actuales, proveedores o medios de comunicación. En este el objetivo principal es dar a conocer a la empresa y la actividad que realiza. Pueden ser:

– Conferencias, charlas y seminarios: estos eventos proporcionan un feedback directo.

– Foros, debates y mesas redondas: en estos eventos todos los asistentes aportan su opinión sobre un tema.

– Ruedas de prensa: este tipo de evento va dirigido a los medios de comunicación y permite a la empresa mostrar nuevos productos, presentar algún informe, difundir información concreta sobre un tema, en fin, demostrar el éxito que está teniendo la corporación.

Internos: están organizados hacia un público cercano, es decir, estrechamente relacionado con la empresa. Estos pueden ser trabajadores o accionistas. Los objetivos serían motivar a los trabajadores de la empresa, comunicar futuros cambios o crear lazos con los trabajadores. Ejemplo de estos son:

– Reuniones comunicativas: suelen ser bien desayunos o almuerzos en los que se discuten posibles soluciones de disidencias en la empresa. Incluye también las denominadas cenas de gala, que están más orientadas a la celebración de algún acto interno de la empresa como la entrega de algún premio honorífico o celebración de un acto conmemorativo.

– Reuniones directivas: es un evento realizado con los miembros del consejo de administración, en el se discuten los objetivos y estrategias que quiere cumplir la empresa.

Inicia con el diseño del evento

¿Qué significa esto? Primero se deberá armar una especie de croquis que permita comenzar con la planificación y organización del evento. Deberás hacerte preguntas y responderlas para ello:

– ¿Qué dio origen a pensar en la organización de dicho evento?

En esta interrogante deberías responder hacia qué va guiado el evento corporativo, es decir, puede ir desde el lanzamiento de un producto, agasajar a proveedores, el festejo de fin de año, en fin, las opciones son múltiples y es necesario que las definas.

– ¿Cuál es el motivo?

En este punto se deberá desarrollar para qué se está realizando el evento. Esto puede ir desde generar un buen clima laboral, ganar imagen de marca o promocionar un producto.

– ¿Qué hacer?

Con la realización de las preguntas previas, podemos tener pautas de cómo pensar en la idea al respecto. Esta es una de las claves para que logres cubrir todas las expectativas. Lo ideal sería pensar desde lo más básico y general, para luego ir añadiendo los detalles.

Inicialmente se tendrá que definir el horario y el target de los asistentes para así saber qué se hará en el evento.

Una vez respondidas estas preguntas, tendrás una idea clara de la cantidad de asistentes al evento y de eso dependerá si el trabajo de organizarlo será solo tuyo o necesitaras ayuda de alguna empresa productora de eventos. Los detalles en este caso son importantes y si el target del evento es muy grande deberías permitirte delegar responsabilidades, ya que tu ocupación principal debe ser cumplir a cabalidad el buen desarrollo de la agenda, es decir, estar sumamente pendiente de los objetivos que se deben cumplir.

Teniendo todo esto claro en mente, ya puedes iniciar con la planificación:

Define fecha y local

En este punto es importante saber dónde se realizará y el día de evento. Por esta razón, es fundamental saber si el evento se llevará a cabo en la sede de la empresa o si tendrás que iniciar la búsqueda de posibles locales en los que consideres se pudiese llevar a cabo. De ser factible la segunda opción, no elijas el primer local que visualices, date el tiempo de plantearte posibles escenarios en varios locales y comparar en tal caso cuál iría más con los asistentes y, en fin, cuál  beneficiaría más a la corporación. Esta decisión debes pensarla muy bien y una vez tomada ya puedes proceder a reservar el sitio.

Solicita permisos

De ser necesario, esta es una tarea sumamente importante y que debe ser realizada con antelación. En este punto, hay que informarse de los permisos que se puedan requerir para poder desarrollar las actividades planificadas. En tal caso, se deben solicitar las licencias necesarias para evitar complicaciones a lo largo del evento.

Realiza un cronograma de responsables

Para lograr llegar a tiempo con todo, te sugiero que comiences el cronograma desde el día del evento hacia atrás, tomando en consideración los días concretos que se necesitan para cumplir con cada una de las tareas a realizar. Esto hazlo con varios días de anticipación. Si surge algún imprevisto que modifique las fechas establecidas en el cronograma, un tip importante es pautar recordatorios que estén constantemente señalándote el cumplimiento de una tarea. En fin cualquier tipo de actividad que se relacione con el evento debe estar pensada y descrita minuciosamente en una agenda minuto a minuto. Todo lo que va a suceder en el evento debe estar plasmado en esta agenda, incluyendo el tiempo exacto en que todo se va a realizar.

Plantea un presupuesto

Es importante que crees un presupuesto de hasta el más mínimo detalle. Para ello debes tener muy claro lo que necesitas para que tu evento se lleve a cabo, y así conocer cuánto se va a gastar en el. Esto será complicado de llevar al principio, pero luego te ahorrará tiempo e inversiones innecesarias.

– Consulta diferentes opciones: con un poco de esfuerzo puedes conseguir ofertas interesantes y que te ahorren un poco de dinero.

Equilibra la inversión: si ya gastaste mas dinero de lo planeado en algo, intenta reducir el costo de otro elemento. No te quedes sin dinero antes de lo previsto.

¡Ceñirse a un presupuesto es una necesidad!

Piensa en potenciales proveedores

Este será el momento de pensar y comenzar a tener contacto con  posibles proveedores, que puedan apoyarte con asuntos técnicos como sonido, fotos, videos, obsequios a los invitados y hasta si será necesario o no, contratar a un orador. A dichos proveedores deberás hacerle seguimiento para poder tener concreta su participación en el evento.

Define el marketing y difusión del evento

Es importante saber si tu evento corporativo requiere de promoción, tal vez este sea un evento interno o de nicho y la prensa en este caso no sería necesaria, pero sí requeriría la difusión en redes sociales de la compañía, en las cuales se reafirmará el compromiso que se tiene con los colaboradores. Si se trata de un evento corporativo de alta repercusión pública, hay que evaluar la contratación de una pauta publicitaria y lanzar promociones en medios comunicación masivos.

Evalúa el éxito del evento

Para finalizar, debes evaluar por medio de encuestas a los asistentes si el evento logró cumplir las expectativas de su realización.

Lo más importante en el caso de que cumpla los fines para los cuales fue pensado no es el presupuesto, lo fundamental es que exista una  planificación eficaz, y que esta sea llevada a cabo como el mecanismo de un reloj (perfecto), que nada falle. Para ello tendrás siempre que anticiparte a los acontecimientos y para todo tener un plan B. La realización de un buen evento corporativo puede posicionarte o ascender tu puesto en una compañía, enfócate en los detalles.