La importancia de la comunicación en el post evento

Después de realizar un evento es importante analizar y evaluar las acciones para definir una conclusión de si se han cumplido los objetivos que se tenían planificados. Este análisis, permitirá a los organizadores y miembros del evento saber con exactitud los resultados obtenidos.

La gestión y comunicación al terminar cualquier evento, es igual de importante que la preparación inicial de este. Cabe destacar que el ritmo de trabajo y la presión disminuyen considerablemente, pero eso no significa que se terminaron las tareas referidas a la actividad o evento recientemente finalizado.

Si formaste parte del desarrollo, de la planificacion y ejecucion, debes informar de todo lo destacado y sucedido, antes, durante y después del evento, creando contenido de calidad que funcione para mejorar.

Es importante tener en la agenda y cronograma una reunión post evento para así comunicar aquellas dudas y fallas que se presentaron durante el mismo.

Brevemente te explicaremos las razones del porqué es necesario tener este tipo de comunicación y qué beneficios obtendrás a través de ello.  

• Encuesta post evento

Al cumplir o finalizar con tu programación, es ideal realizar una encuesta, esta es una herramienta que se utiliza para recopilar información de las personas que asistieron al evento o de los proveedores que participaron en la organización y planificación.

Existen distintos tipos de encuestas, de acuerdo a la persona u organización que la desee realizar:

ENCUESTA PARA EVALUAR EL SERVICIO AL CLIENTE: En la presente encuesta, los asistentes y participantes  pueden evaluar tus habilidades de planificación, dirección, ejecución, comunicación y desempeño que desarrollaste en el evento. Además de evaluar el trabajo realizado del equipo organizativo.

ENCUESTA PARA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: Te proporcionará la  evaluación del trabajo de cada uno de los proveedores de tu evento: la calidad de sus servicios, satisfacción y beneficio.

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN: Importante para tu crecimiento, evaluacion y retroalimentacion.

• Monitoreo y análisis de resultados

Posteriormente al evento, hay que evaluar profundamente cómo se ha desarrollado el proyecto, para identificar qué cosas funcionaron y cuáles fueron los puntos en los que no se obtuvo ningún buen resultado.

Este momento es de análisis de resultados y los logros obtenidos de acuerdo al plan que se ejecutó. Esta monitorización debería durar alrededor de varios días e incluso semanas tras la finalización del evento.

Es esencial un feedback y la evaluación personal, también del equipo de trabajo, así como de los proveedores que hayan participado en el evento. Conocer la opinión de cada uno de los integrantes en el desarrollo del mismo servirá para que todos puedan perfeccionar sus funciones y aplicar los cambios necesarios para próximas oportunidades.

Es necesario realizar la medición de los resultados desde que el momento que el  evento se publica y pasado un tiempo hasta su finalización. Existen muchos mecanismos accesibles que aportarán datos, medidas y conclusiones junto con números de impacto, impresiones, gráficas, personas más interactivas, que será fundamental conocer para realizar un resumen final del post evento.

• Resumen de resultados

Inmediatamente, una vez finalizado el evento, se compartirá un resumen sobre lo sucedido con sus respectivos resultados. La mejor manera de hacerlo llegar es a través de un material documental, que incluya el agradecimiento por cada participación en el evento y los fortalezas y debilidades mostradas.

También es importante realizar alguna comunicación con los participantes del evento para conocer sus comentarios y opiniones. Estos respuestas deberás anexarlas al informe para luego discutirlo con el equipo organizativo del programa.

La elaboración de un informe final que incluya datos estadísticos, cualitativos y cuantitativos acerca de distintas áreas del evento va a permitir analizar si los objetivos establecidos se cumplieron o no.

En las próximas semanas, posterior a la reunión, se realiza un documento final detallado que se colocara en el blog del evento y en el archivo del comité organizativo, que contenga el material audiovisual utilizado y algunos datos específicos como cantidad de asistentes, actividades, invitados especiales, material audiovisual, con gráficos y tablas estadísticas en el informe, esto lo hará más liviano y fácil de comprender.

• Ejecuta lo aprendido

Estudia detalladamente los resultados con tu personal, ese feedback es indispensable. También haz lo mismo con los ponentes, proveedores y colaboradores que hayan participado en el evento. Conocer su opinión te servirá para mejorar y aplicar las enseñanzas obtenidas para tu próximo suceso.

Informa todo lo destacable e importante de la actividad, y examina los resultados y logros obtenidos. Ten en cuenta que el post evento no es solamente un momento después de terminar el evento, esa monitorización, análisis y cambios,  debe llevarse el tiempo que sea necesario. Anota qué funcionó del plan realizado y qué aspectos deberían mejorar. Tu mente debe estar preparada para cada dia aprender mas y poner en práctica lo que esta inigualable experiencia te dejó de aprendizaje.

• Agradecimientos

Finalmente, agradecer a todos los asistentes del evento, principalmente a las autoridades y a los expositores por su esfuerzo empleado durante la actividad. Una vez terminado todo el proceso, el “dar las gracias” será nutritivo y fortalecedor tanto para ti como para ellos, además de ser una muestra de buena educación, también creará un vínculo confiable y agradable en el equipo de trabajo.

Lo más placentero de todo este trabajo es que haya una excelente relación entre colaboradores y organizadores. Esto permite que se conviertan en tus verdaderos aliados, ya que saben qué ofrecer para cada caso y cómo te pueden ayudar en cualquier necesidad que se te presente durante la planificación del próximo evento.

Y por supuesto, hacerle llegar muestras de agradecimientos a los participantes. Es completamente necesario continuar con el compromiso que hemos conseguido durante el evento, ellos han depositado su confianza en ti, tomar en cuenta esa acción es el mejor resultado que has podido obtener.

Definitivamente, el post-evento es una fase muy importante en la que vemos el resultado, análisis e informes de ello y en el que tenemos que mantener la confidencialidad que hemos conseguido tanto con los asistentes como con el equipo de trabajo.