Contratos para eventos, que tienes que saber y qué tipos hay
Los contratos son acuerdos escritos donde los involucrados al aceptar y firmar se comprometen a cumplir con cada una de las estipulaciones que han sido plasmadas en el documento. Estos son utilizados por múltiples y diferentes motivos, entre ellos están los eventos.
Es de suma importancia conocer acerca de los contratos si se tiene pensado hacer alguna reunión o festejo y por esta razón se presenta y desarrolla a continuación un poco de información relevante de lo que se debe saber de los contratos para eventos y sus tipos.
Contratos para eventos
Un evento puede ser una reunión, fiesta, ceremonia, conferencia u otro acontecimiento; que, aunque bien se puede desarrollar por méritos y esfuerzos propios, su desarrollo es complejo y se hace más difícil según la medida, magnitud e importancia que tenga y de la cantidad de personas que están invitadas a este.
Los especialistas dedicados a la planificación de eventos son la solución efectiva para librarse del estrés de tener que prepararlo todo.
Las empresas o profesionales de estas labores ofrecen diferentes servicios necesarios para su ejecución, por lo que es imprescindible que se tenga una idea principal de lo que se quiere hacer o lograr y en base a esta los proveedores del servicio podrán llevar a cabo los procedimientos adecuados según los acuerdos que entre ambas partes se establezcan.
Estas contrataciones para eventos se deberían hacer siempre en todos los casos a través de contratos previamente escritos, para la ayuda de su realización y establecer formalidad o mayor seguridad para los mismos.
Los organizadores conocen el papel fundamental que tienen los contratos y por ende los utilizan continuamente en sus negociaciones ya sea para la organización de bodas, conferencias o cualquier clase de fiestas; evitando así inconvenientes y teniendo más probabilidades de éxito.
¿Qué tienes que saber de los contratos para eventos?
Antes de firmar un contrato es indispensable leerlo, revisarlo y fijarse bien en todo lo que en él se expresa, asegurarse de que no se aceptará nada que no se quiera y que incluya lo que si se quiere; y como en cualquier negociación además de velar por intereses propios, también cumplir con las responsabilidades adquiridas según los términos y condiciones del mismo.
Algunos puntos para tomar en cuenta y que debes saber de los contratos para eventos:
- Las especificaciones de los servicios que serán prestados deben ser detalladas y de preferencia que estén enumeradas para un mejor control de su cumplimiento y que no haya confusiones.
- La fecha y el horario concreto en la cual será realizado el evento y la cantidad de personas que asistirán; es fundamental que la empresa organizadora lo sepa, para que con antelación pueda asegurar en su totalidad lo que se le ha sido solicitado y que esté listo para el día fijado.
- Las condiciones de pago especificadas con fecha en que se debe realizar la cancelación y de qué forma. Cabe destacar que al haber realizado el pago es importante que quede constancia o soporte, ya sea a través de un cheque, transferencia electrónica o efectivo.
- Las cláusulas de casos como:
– Anulación del evento: Si el anfitrión de la fiesta decide no realizar el evento por ciertos motivos.
– Terminación: Por razones fuera del control humano, como cambios climáticos peligrosos, por lo que ninguna de las partes involucradas podría cumplir.
– Indemnización: Esta es de protección a la agencia o planificador, en caso de que el cliente cause algún daño de cualquier tipo relacionado con los servicios que se le fueron prestados.
Al estar totalmente satisfecho, considerando que el ofrecimiento y términos son justos se puede firmar con mayor tranquilidad.
¿Qué tipos de contratos para eventos hay?
Antes de desglosar los tipos de contratos para eventos que existen, se debe saber que una contratación puede variar según el tipo de empresa con la que se pretenda trabajar, pudiendo ser una con oficina o sede física, del cual el compromiso de ejecución que se adquirirá será firmado personalmente; mientras que si el convenio será con una organización vía online lo más común en estos casos son los llamados contratos de prestación de servicio, los cuales se envían por correo electrónico o por algún medio acordado; ambas opciones son viables y presentan la misma autenticidad siempre que estén hechos adecuadamente.
Ahora bien, mencionamos algunos tipos de contratos más empleados:
- Contratos integrales: Estas contrataciones son globales, ya que se ocupan de organizar, ejecutar y controlar todo lo inherente al evento, a través de tres fases:
1. Pre-evento; donde se encargan de diseñar, planificar y promocionar todo lo relacionado con el evento antes de que este se lleve a cabo.
2. Durante el evento: Supervisión del montaje, producción, elementos, provisiones, recursos inherentes del evento y catering que usualmente se encarga de preparar, ofrecer y servir comida a los invitados.
3. Post-evento: Una vez se haya finalizado. El sitio el cual fue sede del evento se debe dejar en condiciones óptimas; limpiar, recoger mobiliarios, mantelería y otros.
- Contratación individual de recursos: Para los que prefieren involucrarse más en la organización de su evento previamente diseñado y no dejarlo totalmente en las manos de otros pueden optar por hacer varias contrataciones de aspectos o recursos específicos, como:
1. Contracciones logísticas: Alquiler del salón, club o lugar el evento, meseros, banquetes o catering, transporte, entre otros.
2. Contrataciones profesionales: Fotógrafos, técnicos audiovisuales, animadores, bailarines u otro tipo de expertos que se consideren necesarios.
- Contrataciones específicas: Puede ser un contrato para asesoría, consultoría o auditoría.
1. Un contrato por asesoría ayuda y apoya a plantear, planificar y diseñar el evento y a conseguir los servicios y recursos del mismo.
2. Un contrato por consultoría (Reingeniería de eventos) se encarga de evaluar y diagnosticar problemas que tenga un proyecto en marcha y sugiere o implementa las posibles y más adecuadas soluciones.
3. Un contrato por auditoría es utilizado para los post-eventos, se responsabiliza de investigar, revisar, evaluar y presentar los resultados obtenidos de la gestión del evento.