¿Qué es un evento?

La palabra evento tiene varios significados, se adapta de acuerdo con el contexto y entorno en el que se utilice, en cuanto a la raíz de la palabra proviene del latín “eventus”, pero en general se define como como un suceso importante o de especial relevancia que es programado.

Según la RAE (Real Academia Española) tiene tres grandes usos:

En primer lugar, puede referirse a hechos que son de carácter artístico, deportivo o social, también hace referencia a una eventualidad (que es algo que escapa de lo planificado o programado) y finalmente se puede usar como algo que sucede.

Pero en general podemos decir que es un acontecimiento organizado con anterioridad o planificado, cuyo fin es reunir a un grupo determinado de personas en un tiempo y lugar establecidos, que compartirán una serie de actividades para estímulos comerciales, culturales, industriales o de intercambio social.

Clasificación

Los eventos pueden clasificarse según su público como:

• Abiertos: donde no se requiere invitación o entrada.

• Cerrados: son por invitación de una organización y que para asistir se debe presentar dicho boleto al entrar.

Por su parte si los clasificamos de acuerdo con las actividades que se realizan pueden ser:

• Empresariales: se realizan presentaciones de productos, reuniones, conferencias, talleres, seminarios, congresos, etc.
• Deportivos: actividades deportivas que pueden ser al aire libre, para el esparcimiento y contacto con la naturaleza o el entorno.
• Culturales: actividades recreativas, informativas, artísticas y de difusión.
• Socioeducativos: fiestas, acciones de movilización como marchas o concentraciones.

De acuerdo con su ámbito geográfico pueden ser:

• Internacional: cuando sus asistentes son en 40% de tres países diferentes.
• Nacional: cuando el 40% de los asistentes son de tres comunidades autónomas diferentes.
• Regional: no posee el mínimo nivel de inscritos de otras comunidades autónomas para ser nacional.

También los podemos clasificar de acuerdo a su finalidad o la causa por lo que son realizados:

• Ceremonias: ocasiones especiales, pueden ser de origen ritual o religioso como bautizos, bodas, funerales, confirmaciones, primera comunión o eventos familiares como nacimientos, baby showers, graduaciones, etc.
• Fiestas: actividades sociales donde se celebra un hecho importante, cumpleaños, aniversarios, fiestas patrias o nacionales, entre otros.
• Festivales: organizados por una comunidad o municipio de un lugar, conciertos, actividades étnicas, artes, literarias, cine, teatro, gastronómicas, de turismo y culturales.
• Carnavales: de origen religioso, celebrados en distintas partes del mundo, siendo los más famosos los de Río de Janeiro en Brasil.
• Deportivos o competiciones: juegos o partidos de distintas disciplinas deportivas como fútbol, básquet, tenis, béisbol, etc. Celebraciones de carácter continental o planetario como los mundiales y las olimpiadas.
• Convenciones: en ellas se reúnen especialistas, fanáticos de un tema determinado, para el intercambio de opiniones, ideas y disfrutar entre personas con la mismas aficiones.
• Laborales: relacionados al entorno laboral como lo son las reuniones corporativas o con accionistas, eventos de ventas, capacitaciones, juntas directivas, congresos, foros, mesas redondas, asambleas, entre otros.

¿Por qué hacer un evento?

Si tienes en mente realizar un evento ya sea por fines de negocio, para promoverte o a tus productos, maximizar las ventas o simplemente quieres dedicarte a ser un organizador de eventos, define cual es el fin de hacerlo.

Establece si tu evento es particular (para celebrarlo o pasarla bien) o profesional (cuando es por negocio).

Al escoger la segunda opción, siempre debes orientarlo a que sea una inversión, ten esto como parte de tus objetivos, que no sea para pérdidas.

Es importante que cuentes con una buena estrategia, planificación, establece tus objetivos y piensa la acciones a realizar, estudia bien al público que quieres llegar, investiga tu competencia, plantéate si puedes ofrecer la experiencia que desean tus potenciales asistentes, verifica tu presupuesto y úsalo eficientemente, trata en lo posible de ofrecer un evento de calidad.

Si no cuentas con la experiencia necesaria, siempre es válido contratar un profesional si está en tus posibilidades o escoger un equipo de trabajo que te aporte y que ayude en lo posible con la realización del evento.

Objetivos de un evento

Al plantearnos realizar un evento debemos establecer cuál es su finalidad, antes de planificarlo detente a analizar cuáles son las causas por las que lo quieres organizar.

Puedes tener más de un objetivo, establece cuantos quieras, pero procura que no sean más de 3, de acuerdo a los profesionales en materia los objetivos fundamentales serían:

Generar ingresos: es el más común y la razón de la mayoría de los organizadores o promotores de eventos, se puede rentabilizar a través de la venta de entradas, alquiler de stands que se orienten a tu temática, venta de mercancía, patrocinio, etc.

Promover una marca, producto o servicio: puedes hacer énfasis en que tus clientes te conozcan de manera más efectiva y específica, que se centren en tus productos, ayuda a generar conocimiento amplio que será transformado a largo plazo en ingresos, permitiéndote ser fácilmente reconocido y recordado.

Generar clientes potenciales: puedes darte a conocer y crear contactos.

Agentes que intervienen en un evento

1. Organizadores: son los encargados de la organización, los responsables directos, planean, dirigen y realizan la ejecución del evento.

Entre los organizadores tenemos al:

Coordinador General: responsable y líder del equipo de trabajo de organizadores.

Coordinador Administrativo: administra y maneja los recursos humanos, financieros y apoyo logístico.

Coordinador de Relaciones públicas: mantiene la imagen positiva de la organización, promoción, divulgación, publicidad y atención directa con los participantes.

Cada uno de estos coordinadores posee su respectivo comité donde tiene personal a su cargo que lo ayudan con las diferentes actividades.

1. Conferencistas: se encargan de la parte técnica o académica, coordinan las ponencias, conferencias, discursos.

1. Participantes o invitados: son el público y a quienes va dirigido el evento.

¿Cómo escoger tu público objetivo?

Una vez definido el tipo de evento que realizarás, es tiempo de elegir el público que asistirá o que pueda mostrar interés.

El público objetivo es aquel por el cual quieres realizar o a quién está dirigido tu evento, son aquellas personas que asistirán y que quieren participar.

Debes conseguir llegar a ese público ideal, recuerda que no es para todo el mundo, por ello debes investigar muy bien quienes se adaptan a tu perfil, cuales tienen las necesidades, ideales, gustos o preferencias de acuerdo con la temática elegida.

Investiga a fondo sus intereses, edad, profesión, nivel socioeconómico, si es un tipo de persona en específico a quien te diriges o si es a una empresa, evalúa todos los factores que consideres necesarios.

 

Una vez definido, debes llamar su atención y atraerlos, para ello dependiendo de sus intereses, escoge el medio más idóneo para su difusión, puede ser convencional o por medios electrónicos, si se trata de un público que está adaptado a la era digital (los llamados millennials), usa las redes sociales o crea una página web en específica y así lograras una asistencia masiva.

Crea expectación para atraer a tu audiencia, no reveles todo lo que ofrecerás, guarda un efecto sorpresa que la sorprenda y revela tu contenido de manera creativa, despierta su curiosidad y genera interés.

Etapas de un evento

Las etapas están constituidas por el Pre-Evento, el evento y el Post evento.

Pre-Evento: es la organizacion y planificacion, de ella depende que sea un éxito y que se logren los objetivos por el cual se realizará un evento.

En ella se definen los objetivos, se establece el tipo de público y el lugar en el que se realizará.

Se define la temática, presupuesto, fecha, lugar, hora, actividades, personal o equipo de trabajo, proveedores, equipos necesarios (sonido, iluminación, etc.) y plan de difusión o publicidad.

Es recomendable hacer una lista de chequeo con las actividades en las que hay que tener atención y lo que se realizará para que no se te pase ningún detalle, esta herramienta es utilizada siempre por la mayoría de los organizadores de eventos.

Durante el evento: consiste en la coordinación y ejecución de manera eficiente de las actividades planeadas anteriormente.

Se realiza lo indicado en la programación de actividades y se ejecuta el evento, verificando la lista de chequeo.

Como recomendación se aconseja hacer un ensayo de todo el evento horas o días antes, para asegurar que todo está en orden y en caso de que falte o que suceda un inconveniente poder arreglarlo.

Post Evento: es la etapa final pero también es sumamente importante, ya que en ella nos encargamos de evaluar, analizar y ver los resultados obtenidos una vez finalizado el evento.

Si se lograron cumplir los objetivos y de seguir conectados con los asistentes.

También debes reunirte con tu equipo, trabajadores, proveedores en general y dar los respectivos agradecimientos por el trabajo realizado.

Analiza, estudia los resultados, datos obtenidos, busca conocer las opiniones de todos los involucrados y de la audiencia.

Revisa tus estrategias, que puedes agregar para la próxima, lo que hay que mejorar y si era con fines lucrativos, evalúa las ganancias obtenidas.

Eventos Virtuales

En la actualidad debido a la situación que vivimos a nivel mundial por el Covid-19, muchas de las actividades que eran comunes han tenido que dar un cambio significativo, adaptándonos a los nuevos entornos, estilo de vida y los eventos no han sido la excepción debido a que nos ha tocado permanecer en casa.

Muchos eventos han tenido que adaptar su formato para ser transmitidos de forma online, son los llamados eventos virtuales, donde a través de un ordenador, smartphone o tablet los usuarios puedan presenciar, asistir a las distintas actividades organizadas a nivel mundial sin necesidad de moverse y sin haber invertido un gran presupuesto.

Gracias a la tecnología, esta tendencia ha sido todo un éxito. Entre las ventajas de esta nueva modalidad tenemos que puedes llegar a una mayor audiencia, no solo limitarte a lo local, puede ser para personas de cualquier ubicación geográfica, tul presupuesto es menor ya que no necesitas invertir en lugar, equipos, mano de obra entre otros aspectos, aumentas el número de asistentes y puedes medir resultados obtenidos de manera precisa.

Solo debes escoger el medio o la plataforma que mejor se adapte a tus requerimientos y necesidades.

Para la difusión, utiliza la tecnología a tu favor usa herramientas como el email, las redes sociales, una buena y efectiva estrategia de marketing te dará resultados exitosos.

Profesional en Eventos: Event Manager

Organizar eventos a gran escala es un trabajo que requiere de buenas estrategias, ser creativo, práctico, innovador, organizado, entre otras muchas características.

Para que una persona tenga estas y otras cualidades que le otorguen el ser llamado Event Manager u Organizador de eventos, requiere el tener una buena capacitación, haber adquirido una gran cantidad de conocimientos, tener habilidades de logística, comunicación y que sepa trabajar en equipo.

Si deseas convertirte en un profesional, debes comenzar realizando un grado que cuenta con un plan de estudios completo con asignaturas como: fundamentos de organización de eventos, ceremonial y protocolo oficial, catering y restauración, producción de eventos, etc.

 

Posteriormente puedes realizar un Master con alguna especialización, ya sea en el área de diseño, planificación, publicidad y relaciones públicas.

Esta sería una carrera que puedes sacarle mucho provecho, reluciendo tus habilidades, posee un índice alto de empleabilidad, puedes trabajar como freelance, es multidisciplinaria, además de que serás un creador de experiencias, emociones, marcaras las vidas de muchas personas.

Para estudiarlo solo es cuestión de animarse y poner todo el empeño en ser un profesional en el área o simplemente puedes convertirte en un gran organizador siempre y cuando uses las herramientas adecuadas, pasos y la mejor estrategia que te llevarán a realizarlos exitosamente.

Otros Conceptos en ciencias

En la ciencia física, se refiere a un fenómeno o acontecimiento que sucede en una posición y momento determinado (un punto en el espacio).

Matemáticamente puede estar orientado a un fenómeno, si es estadístico es referente a un momento aleatorio.

En informática, es la acción identificada por un programa, por ejemplo: Windows está dirigida por eventos, un programa no tiene por qué ejecutarse necesariamente de forma secuencial, sino que ciertas porciones de código se ejecutarán cuando ocurra un cierto evento, como las señales recibidas por el teclado, el ratón o temporizador.