Cómo planificar un evento benéfico.
Un evento benéfico se realiza con la finalidad principal de recaudar fondos para algún grupo de personas vulnerables y que carezcan de generadores de recursos propios, y también para realizar mejoras en las condiciones de vida de los mismos.
Requiere de mucho tiempo y planificación, ya que de esto depende garantizar donantes que deseen participar en futuros eventos.
Organizar un evento benéfico servirá como una excelente herramienta comunicativa, ideal para sensibilizar e involucrar a la sociedad a crear vínculos positivos entre los miembros organizadores, voluntarios y protagonistas de la actividad.
Todo proyecto benéfico necesita del esfuerzo de muchas personas, esta labor genera ilusión y responsabilidad a la hora de ejecutarlo. A continuación nombramos algunos puntos importantes que debes tomar en cuenta a la hora de realizar un evento benéfico.
Especificar el tipo de evento.
Es importante definir en un principio el tipo de evento que deseas desarrollar.
- Eventos deportivos, como maratones, partidos de fútbol, baloncesto, torneos de ajedrez.
- Fiestas benéficas, concursos de baile, modelaje, desfiles o comparsas.
- Actividades recreativas, visitas a museos, paseos, talleres de teatro, monólogos, o cursos, como por ejemplo de costura, repostería, cocina, dibujo, entre otros. También el Bingo y las subastas funcionarían.
- Música, festivales, conciertos, en estos los artistas pueden ofrecer descuentos en las entradas.
Si estás comenzando con esta labor de recaudar fondos a través de actividades como las antes mencionadas, es importante que comiences con grupos pequeños y a medida que tus eventos generen empatía con el público lograrás ampliar y hacer eventos más grandes.
Una idea sencilla con la que podrías empezar sería realizando una fiesta benéfica con el alquiler de un local pequeño, una vez te cedan el espacio trata de llegar a un convenio económico, como por ejemplo que el dueño del local reciba alguna comisión por las bebidas o por las entradas al evento.
Público al que va dirigido.
Una vez tengas definido el tipo de evento a desarrollar, debes establecer el público objetivo para así determinar si será un evento general al que asistirá cualquier persona o si va dirigido a un grupo específico de gente de negocios o artistas.
Algunos datos como la edad del público, ubicación en la que se llevará a cabo y la situación familiar, repercute en el interés de los donantes del evento.
Porque por ejemplo si estás organizando un partido de fútbol, debes estar seguro que grupo de niños asistirá, a partir de qué edad, su ubicación, estado familiar, es decir, si estos niños asistirán con sus padres o en caso de ser una casa de adopción, saber qué personas irán en representación de los mismos como sus responsables.
Informarse antes de los intereses y hábitos de tus donantes o público es crucial para tener en cuenta en qué actividades caritativas han participado, a qué tipo de hábitos de voluntariado están acostumbrados, lo que garantizará una mayor efectividad en la participación y disfrute de tus donantes.
Otro público importante de contactar serían los patrocinadores, estos ayudan a que el evento benéfico tenga éxito gracias a los recursos y el apoyo que pueden facilitar. Estos servirán de portavoz para difundir la información del evento.
Algunos puntos a tener en consideración al momento de organizar un evento benéfico serían los siguientes:
- Crea un equipo de trabajo, elegir un grupo de personas que te brinden apoyo logístico y que estén comprometidos con el desarrollo del proyecto. Este grupo de personas deben tener completa disposición y motivación.
- Fijar objetivos y metas claras. Esto es lo que se denomina planificación, de esta manera cada miembro del equipo de trabajo se le asignará una tarea específica a la que se va a dedicar.
- Campaña de publicidad, utilizar todos los medios comunicacionales posibles para generar a través de ellos buenos contenidos que te ayuden a involucrar al público a este evento benéfico.
- Escogencia del lugar, en este punto ya deberías tener claro qué tipo de evento deseas realizar. Si es por ejemplo un partido de fútbol, lógicamente el lugar va a ser un campo abierto. Si en tal caso, es algún concurso de baile o una subasta, el lugar a escoger sería un local cerrado. Puedes preguntar antes si en dicho local estarían dispuestos a donar el uso del espacio u ofrecer una tarifa menor por la reservación.
- Fecha, importante también escoger un día acorde, que no interfiera con otro evento o algún día feriado. Debes hacerlo con antelación para asegurarte que el local o el espacio previamente escogido estén disponibles en la fecha que deseas.
- Patrocinadores, volvemos a recalcar el apoyo tan necesario que nos brinda estas personas. Tener buenos argumentos al momento de plantear el proyecto influenciará bastante. Podrías lograr que por ejemplo si es una empresa que trabaja fabricando balones de fútbol, te apoye en la distribución de los mismos como regalos para los niños que serán protagonistas en el evento benéfico.
- Métodos de donación, definir cuáles serán los métodos de pago para recibir las donaciones. Efectivo, tarjeta de crédito o débito. Si se harán con antelación o el mismo día del evento y muy importante colocar el dinero que se reciba en un lugar seguro. Buscar alguna caja de seguridad y alguna persona que se encargue.
- Documentar, tomar fotos y realizar videos esto con la finalidad de difundir lo sucedido durante y después del evento.
Al finalizar el evento
Una vez finalizado el evento debes reiterar el agradecimiento a todo el público que participó. Los patrocinadores, el equipo y a cada uno de los protagonistas de esta celebración.
Recalca cuán a gusto y satisfecho te sientes con la realización de este evento, trata de generar empatía y confianza. Comparte en todo momento como van los fondos recaudados y los logros de anteriores eventos benéficos.
Analiza el proceso y desarrollo del evento para saber qué aspectos podrías mejorar en el futuro para tus próximas recaudaciones. Reconocer que fue lo mejor y lo peor, usa cada aspecto como una experiencia de aprendizaje.