Pasos para empezar con la planificación de tu evento.
La planificación de un evento es una habilidad de organización que requiere de disciplina, trabajo y organización.
Un planificador de eventos trabaja sobre el presupuesto, fechas, reservaciones, la obtención de los permisos necesarios y la organización de los participantes en la logística del evento.
Toda planificación requiere de un proceso creativo, en el que está involucrado el desarrollo del tema al que va enfocado el evento, así como también, organizar a los artistas, la decoración, logística, adquisición de sillas, mesas, catering, servicios públicos como los baños, los refrigerios o catering entre otros detalles importantes.
Planificar un evento de forma adecuada te servirá para evitar inconvenientes y malos entendidos y que se desarrolle de la manera más óptima.
Se deben tomar en cuenta las siguientes tres reglas básicas para alcanzar el éxito, estas, son un complemento de los pasos básicos que luego mencionaremos.
Reglas básicas:
- Evita la presión: trata en la medida de lo posible de trabajar de manera calmada. Ser capaz de lidiar con la presión y el exceso de trabajo de manera eficaz.
- Estructura: resalta los aspectos que requieres para trabajar y así mantener un orden en las ideas.
- Conecta los puntos: conversar con los participantes para así identificar si todos los problemas que van surgiendo están resueltos.
Establecer a qué público va dirigido el evento, las metas y el motivo del mismo generarán emoción, entusiasmo y participación. Es una excelente oportunidad para reforzar las relaciones entre sus participantes y los clientes.
Si no sabes por dónde comenzar para planificar tu evento a través de los siguientes pasos tendrás las ideas más claras para darle inicio y así lograr que se vuelva realidad.
- Definir objetivos
A corto, mediano y largo plazo. Esto corresponde a la primera misión en la planificación de un evento. Debes tomar en cuenta el público al que va dirigido, quienes serán los patrocinadores o contribuyentes y si será educativo o recreativo Debes limitar lo más que puedas el objetivo para que las ideas de organización sean lo bastante claras y la meta se logre.
Los eventos pueden tener los siguientes objetivos:
- Promocionar un producto o servicio.
- Generar ventas.
- Posicionar una marca.
- Reuniones para intercambiar información de interés.
- Reconocimientos.
- Recaudar fondos para una causa benéfica.
- Entre otros.
2. Presupuesto
Uno de los pasos más importantes es la elaboración del presupuesto. Estar al tanto del dinero con el que se cuenta es fundamental para poder realizar las contrataciones del personal que participará en el evento, así como también para saber cuánta inversión requiere el catering, el alquiler del espacio (en caso de tal de ser alquilado), el montaje y desmontaje del evento, la logística, desplazamientos, entre otros.
Dejar un pequeño margen de dinero en caso de surgir algún inconveniente. Ningún presupuesto es fijo en los eventos, ya que siempre va a depender de las personas que asistan al mismo, del espacio, y demás servicios.
3. Fecha y Lugar
La escogencia del día y el lugar de la celebración apropiados.
A continuación algunos consejos a tomar en consideración a la hora de escoger estos dos aspectos.
- La fecha escogida no debe coincidir con otras festividades importantes. Garantizando así la máxima asistencia.
- La época adecuada para realizar eventos suelen ser mayo y octubre así como también junio y noviembre.
- Tomar en cuenta si algunos de los invitados requiere desplazarse de una ciudad a otra. Con esto debes validar precio de los vuelos y alojamientos en hoteles.
- Importante que el espacio en el que se vaya a realizar el evento sea de fácil acceso, que posea transporte público o parking según sea el caso.
- La reservación del lugar debe hacerse con al menos unos 3 meses de antelación.
4. Calendario de trabajo
Este paso corresponde a la realización de un programa de seguimiento para el antes, durante y después. En este calendario se establecerán las actividades con las fechas y la persona asignada a dichas actividades. Esta guía es un apoyo para que todo se desarrolle de forma organizada.
5. Contactar a los patrocinadores
Los patrocinadores de un evento son una pieza fundamental para la difusión del evento y en la reducción de costos.
Debes convencer a los patrocinadores con una propuesta breve de tu marca y con las bondades del evento. Esto lo lograrás exponiendo las razones por las que deseas su patrocinio e indicando los beneficios que obtendrá al participar.
6. Invitaciones y seguimiento
Al momento de enviar las invitaciones al público convocado debes emplear la creatividad y puedes hacerlo de diversas formas. Actualmente existen aplicaciones como Eventbrite (página para crear eventos) con las que puedes facilitar la realización de las invitaciones y convocatorias. Las invitaciones deben plasmar la temática y la esencia que se va a transmitir en el evento. Debes tratar de llamar la atención de los invitados a través de unas creativas convocatorias.
7. Difusión a través de redes sociales
En este paso la convocatoria es esencial, apóyate de los patrocinadores para que te ayuden con la promoción. También la influencia de la publicidad en medios de comunicación y redes sociales será de gran ayuda.
Las redes sociales son un gran difusor de información. Por ejemplo en twitter podrías emplear algún hashtag que se enlace directamente con el evento para así tener mayor convocatoria y atraer al público.
Facebook e instagram también servirían para realizar campañas publicitarias del evento. La constancia de las publicaciones en las redes sociales son de suma importancia, ya que esto sirve como un recordatorio constante para la participación y asistencia.
Una gran iniciativa sería crear un perfil único para el evento, en el que colocarás fotos de la organización y de los patrocinadores, videos promocionales.
Toda la información allí suministrada debe ser relevante para así atraer el mayor número posible de seguidores y asistentes. Organiza algún que otro concurso o sorteo de entradas. Mantente siempre activo en cada red social, publica diariamente, en cada ocasión y comenta de qué va el evento, sé didáctico, creativo y así tendrás garantía de asistencia.