Consejos para organizar un evento al aire libre
Los eventos al aire libre permiten añadir a nuestra celebración la magia de la naturaleza y sus encantos: las plantas, el aire puro, la iluminación natural, la brisa y sonido del mar u otros.
Esto le brinda a los invitados mayores posibilidades de sentirse cómodos, relajados, alegres y en sintonía con el ambiente.
Sin embargo, para asegurarnos de que todo lucirá hermoso y sin imprevistos, debemos considerar algunos aspectos durante su planificación.
Por eso, en esta ocasión te mostramos algunos consejos que te permitirán cuidar cada detalle antes y durante la ejecución de tu evento para tener todo bajo control.
- El lugar
Como ya habíamos mencionado, los eventos al aire libre suelen mostrar hermosos paisajes que inspiran tranquilidad, con bonitas y únicas vistas que propicien esa sensación de relajación, distracción y diversión en los invitados.
Por ejemplo, las terrazas y las playas son espacios perfectos para hacer este tipo de eventos.
Considera siempre varias opciones y tómate tu tiempo para decidir qué paisaje va mejor con tu evento. Además es importante que tus invitados no estén muy alejados del lugar ya que podrían dejar de asistir si esto representa una limitación.
- Permisos
Una vez que decidas el lugar donde ejecutar tu evento, lo primero que debes hacer es investigar si requieres solicitar permisos a entes gubernamentales para por ejemplo, estacionamiento, poner música, vender o ingerir bebidas o comidas, todo dependerá de la región y espacio en el que deseas hacerlo.
Por ello lo recomendable es asesorarse bien con agencias de eventos o por lo menos con algún conocido que tenga experiencia en este tipo de celebraciones.
- Carpas
Generalmente los eventos al aire libre se planifican para hacerlos en verano, donde el sol y el ambiente cálido son los principales elementos decorativos, pero debemos tener en cuenta que en este tipo de eventos no todas las personas son iguales.
Habrá quienes quieran tomar el sol y quienes únicamente desean estar bajo una carpa tomando aire fresco.
Las carpas son por lo tanto, un elemento fundamental incluso cuando el evento se desea ejecutar de noche, pues el clima es a veces impredecible y no querrás que una lluvia repentina lo arruine todo.
- Decoración Creativa
En todo tipo de eventos debes dejar volar tu creatividad para hacer una buena decoración que combine según el tema que decidas incluir.
Los colores, imágenes temáticas, flores, globos, son algunos elementos que siempre van de la mano, asegúrate que la logística para el alquiler de sillas, mesas y manteles permita garantizar que éstos siempre combinen con la temática que vas a utilizar.
Pero particularmente en los eventos al aire libre, debes tener en cuenta que el viento puede jugar en nuestra contra. Asegúrate que los globos, cintas decorativas, manteles, arreglos florales o cualquier otro elemento que utilices estén bien sujetos en su área decorativa.
Puedes decorar unas horas antes de que los invitados comiencen a llegar, a fin de probar qué tan resistentes son al viento y también es recomendable contar todo el tiempo con un experto en decoración que pueda solventar rápidamente cualquier imprevisto.
En la decoración también es importante considerar el uso de señalizaciones o avisos de espacios: los baños, el estacionamiento y las salidas de emergencia son espacios que todo invitado debe conocer.
- Contratación de Profesionales y Alquiler de Equipos
Dependiendo de la magnitud de tu evento, puedes requerir contratar profesionales y alquilar equipos en diversas áreas para que te acompañen antes, durante y después de su ejecución.
Tal vez necesites un especialista en decoración, técnicos y equipos de sonido, de iluminación e incluso especialistas en la aplicación de estrategias recreativas para tus invitados.
Así, por ejemplo, si quieres proyectar con la técnica Video Mapping, debes tener un experto para el diseño y proyección del mensaje que deseas proyectar.
- Baños Portátiles
En este tipo de eventos generalmente se utilizan baños portátiles.
Al respecto, existen algunas empresas que suministran el servicio de alquiler de estos baños y además proveen el personal que se encargará de mantenerlos limpios durante la ejecución del evento.
Esto es muy importante para la comodidad de tus invitados; asegúrate siempre de contactar con anticipación una empresa que te permita garantizar que los invitados se sientan como en su casa.
- Comidas y bebidas
Si no tienes la posibilidad de suministrar por tus propios medios, la comida y bebida necesaria para tu evento, puedes contratar a un proveedor que elabore los mejores platos según el tipo de paisaje a utilizar y el horario de ejecución del evento.
Si, ¡el horario!.. Y es que una de las desventajas de este tipo de eventos es que las temperaturas pueden afectar el sabor de las comidas y bebidas, pero ¡no te preocupes!, un buen profesional puede eliminar esta barrera aconsejandote sobre cuáles son los platos y bebidas que mejor se adapten al horario de tu evento.
Asegúrate de degustar antes cada uno de ellos para asegurarte de que tus invitados se sentirán completamente satisfechos.
Otra opción para elegir al proveedor de comidas es contratar a un equipo de Catering que te permita ofrecer degustaciones personalizadas y de calidad. Recuerda, la comida puede ser el principal atractivo de tu evento.
- Seguridad
En los eventos al aire libre la seguridad es fundamental.
Por eso siempre es importante contar en cada espacio con dispositivos y profesionales en Seguridad, principalmente en las áreas de estacionamiento, donde los invitados necesitan sentirse totalmente confiados de que sus pertenencias estarán bien protegidas mientras disfrutan del evento.
Pero la seguridad también debe permitir actuar ante cualquier emergencia y para eso debes contar con personal y equipos de primeros auxilios que cuiden la salud de tus invitados.
- Limpieza
En los eventos al aire libre debes preservar del ambiente. Después de divertirte en tu evento, no querrás ni pensar en limpiar y organizar todo. Por eso, nunca debe faltar el personal de mantenimiento para que durante y después del evento se aseguren de dejar todo en su lugar, sobre todo si se trata de sitios públicos.