Guía de la A a la Z. Organizar un evento
Asistir a un evento suele ser algo emocionante y entretenido, pero si se trata de organizarlo, puede llegar a ser una labor titánica cuando se tiene poca o ninguna experiencia.
Sin embargo, no tienes porque alarmarte. Si sigues las pautas que te daremos a continuación podrás organizar tu evento como toda una profesional. Así que agarra lápiz y papel.
Objetivo principal del evento
Para organizar un evento de forma exitosa el primer paso que no puedes saltar es determinar el objetivo del evento ¿Por qué razón? Bueno, porque dependiendo de qué se trate es que vas a enfocar y determinar lo que necesitas.
En el caso de que sea un evento familiar como un cumpleaños o aniversario la organización se puede desarrollar de una forma más sutil.
Pero si se trata de un evento más formal como el empresarial, este requerirá de mayor atención e ideas acertadas.
Preparación previa
Después de haber determinado el objetivo principal del evento debes de analizar más a fondo todo lo que envuelve el evento. Haz una lista e identifica los siguientes escenarios:
– Qué tipo de público va asistir.
– Que es lo que quieres proyectar en el evento.
– Si te sientes en la capacidad de organizarlo o te apoyarás en organizadores profesionales.
– Escoger la fecha, pero tener un plan B en caso de que no esté disponible.
– En una agenda plasmar el programa a seguir.
– Definir qué estrategias utilizarías en caso de que requiera impulsarlo.
– Realizar un presupuesto bien detallado para evitar excederte o andar después en apuros.
Organización preliminar
Teniendo ya la total seguridad de que se llevará a cabo el evento, es hora de ponerse manos a la obra y empezar a preparar el terreno. Ha llegado el momento de definir:
El espacio. No cabe duda que lo primero que has de finiquitar es el lugar y espacio donde lo vas a realizar. Para ir a lo seguro no dejes de realizar una visita de inspección para que puedas ver si el lugar cuenta con todo lo que necesitas.
Escoge un sitio seguro. No está de más ondear un poco lo que rodea el lugar pues es importante garantizar tu seguridad y la de tus invitados. Una manera de hacerlo es asegurándote que el evento cuente con responsabilidad civil.
También es importante la ubicación por lo que debes tener en cuenta que sea accesible para los invitados.
Negocia las tarifas junto con los servicios. Por lo general cuando alquilas un salón de fiestas o eventos los encargados ofrecen un paquete de servicio. Este puede incluir comida, transporte y personal auxiliar que te pueden hacer el trabajo más fácil. Si está dentro de tus posibilidades aprovecha este servicio.
Elabora la lista. Es importante que te cerciores de la cantidad exacta de invitados y que el lugar cuenta con la capacidad del número de asistentes. Para ello, puedes tratar de confirmar con antelación la asistencia.
Elabora un cronograma de actividades. Aunque puede parecer quisquilloso no lo es, pues a esto llamamos organización. Saber cuales son las tareas que debes realizar el día del evento es la mejor manera de tener todo bajo control.
Establece un plan. Este debe estar enfocado en lo que vas a necesitar, cuánto vas a gastar y cuanto tiempo de lleva realizarlo.
No gastes todo. Guardar un pequeño porcentaje del presupuesto te permitirá cubrir posibles imprevistos que de seguro aparecerán.
Qué hacer para que el evento sea entretenido
La idea de los eventos no es únicamente dar a conocer un producto o servicio ni rodearse de gente. Lo ideal es que el público se entretenga, disfrute e interactúe con lo que estás ofreciendo. De esa manera lograras fijar en ellos tu objetivo.
Hoy en día existen infinidad de alternativas para que puedas organizar un evento original. Los mejores eventos son aquellos donde activamos nuestra creatividad así que este es tu momento para darle paso a tus ideas.
Por ello, a continuación, te doy algunos consejos sobre lo que puedes hacer para que el evento destaque.
Entrada triunfal.
El ingreso de los asistentes es un factor clave, pues la primera impresión es la que se quedara en su mente. Esto influye en gran manera en la actitud de tus invitados pues desde el comienzo entran con expectativa.
Una buena forma de impresionar es con el uso de efecto en luces, creando una cuidadosa combinación e incorporando texturas, logos en dimensiones y cualesquiera otras ideas que brinden un estilo único.
Incluir experiencias sensoriales.
Está muy de moda por ser una manera eficiente de involucrar a los asistentes con el evento y que participen en él.
La temática de lo cual ya hablamos, es la promotora de los sentidos. Recuerda que desde el momento que ingresan a lugar se activan sus sentidos con lo que ven, huelen, escuchan y degustan.
Así que no debes descuidar en lo más mínimo la decoración del lugar, el sabor y presentación del menú, el aroma del sitio y la melodía contagiosa.
Videos en pantalla grande.
Sin duda una de las mejores ideas que han inventado gracias a la tecnología. Tienen un efecto Waooo por lo que va bien en todo tipo de evento.
Si estás organizando un evento empresarial puedes proyectar las diferentes facetas de la empresa o los inicios de esta. También su evolución, nuevas metas e incluso realizar pequeños juegos para interactuar con los asistentes.
En el caso de ser un evento social más familiar o íntimo puedes mostrar fotos, videos y hasta canciones que vayan acorde con el momento, alguna persona especial o los invitados.
Crea un ambiente de humor.
La alegría encaja tanto en un ambiente formal como en uno familiar. No hay mejor terapia que la risa por lo que puedes valerte de lo mencionado anteriormente para poner ciertos videos graciosos.
Otra opción es incluir en tu presupuesto la contratación de algún humorista que le dé el toque divertido al evento y salir de lo común.
Qué hacer cuando el evento es empresarial
Al hablar de evento empresarial no nos referimos únicamente a grandes empresas. Las pautas a seguir son útiles tanto en grandes como medianas empresas incluyendo las marcas personales.
Si has iniciado un pequeño negocio seguir algunos de estos consejos te pueden dar el impulso que tanto necesitas. Solo es cuestión que determines cual es el que mejor se adapta a tus posibilidades, requerimientos y necesidades.
Puesto que organizar un evento de índole empresarial abarca muchos más detalles e incluido esta sección para sepas lo que tienes que tener en cuenta a la hora de organizarlo.
1- Primero que nada, trata de ser original, hacer una copia exacta de lo que otros hacen no hará que tu evento destaque.
2- Identifica a tu publico (edad, gustos, de donde provienen) para que puedas adaptar el contenido y cubrir sus expectativas.
3- Una vez confirmado el evento utiliza algún sitio web como herramienta de marketing para dar a conocer el evento. También puedes usar los medios sociales para promocionarlo con antelación. Por ejemplo, existen variedad de aplicaciones que te permiten realizar transmisiones en vivo.
4- Infórmate cuáles son las actuales tendencias en la organización de eventos. A modo de tips se ha hecho muy popular contar con la presencia de algún influencer. Estos atraen mayor público lo que significa mayor interés. Solo es cuestión de que elijas uno que tenga un perfil acorde con tu contenido o marca para dar credibilidad.
Pasos para organizar el menú
1- Lo primero es saber con cuánto dispones para gastar, es decir, el presupuesto. Es importante que te apegues a él pues cuando se trata de eventos te puede costar todo lo que quieras gastar. Busca elegir alimentos y productos que se ajusten a tu presupuesto.
2- Asegúrate de tener la cantidad de alimento para cubrir la cantidad de invitados. Investiga el promedio de jóvenes y adultos invitados para así equilibrar y presentar un menú balanceado.
3- Para muchos es más importante la comida que la bebida por lo que debes cerciorarte de presentar variedad se sabores, color y textura.
4- Cuando se trata de bebidas sin alcohol se sirve un máximo de 4 vasos por invitado. En cuanto a las bebidas con alcohol el promedio es de media botella por invitado si repartes un tercio por cada ronda.
5- Cuando se trata de cumpleaños, bodas, aniversarios o bautismo, la estrella del menú es el pastel. De lo contrario deberás complementarlo con bocadillos dulces.
6- El menú también incidirá en el mobiliario y decoración del evento. Si colocas aperitivos como pinchos, brochetas o fondue deberás tener en cuenta el espacio y una mesa específicamente para eso. Necesitarás disponer de servilletas y espacio abierto que les permita a tus comensales el acceso.
Cómo elegir el menú
Parece la parte más sencilla pero no lo es. De hecho, al momento de organizar un evento social de cualquier carácter la elaboración del menú suele ser la parte más preocupante.
La buena noticia es que hoy en día cuentas con muchas opciones que te permitirán innovar y sorprender a tus invitados gracias a la variedad gastronómica.
Aunque la elección del menú va de mano con el tipo de evento, te mostraré las reglas básicas de un buen menú.
1- En muchas culturas es común realizar una prueba previa del menú, esto es funcional debido a que podrás asegurar de que todo lo que se sirva sea de buen gusto.
2- Para asegurar que el menú sea del gusto de todos es ideal que conozcas la procedencia de tus invitados (país o cultura) para incluir ingredientes que gusten a la mayoría.
3- Ten cuidado con la cantidad de calorías, la calidad de los alimentos y la medida de las porciones. Cualquier desliz en alguno de estos puntos puede dejar un mal recuerdo o mala experiencia en los invitados.
4- Según el tipo evento debes decidir qué tipo de menú es apropiado. Está el menú a tiempos que solo consta de 3 entradas, es decir, entrada, plato fuerte y postre. Por otro lado, está el menú buffet que le permite a los invitados servirse ellos mismo lo que deseen y la cantidad que quieran.
5- Otra forma de destacar es con el menú temático. En este puedes personalizar el menú según un país o tradición, pero debes tener presente si los productos que necesitas están de temporada.
¡Ha llegado el día!
Cuando haya llegado por fin el tan ansiado día no debes olvidar el paso más importante de todos: “Mantener la calma”. Puede ser la parte más difícil, pero es la más necesaria si no deseas estar estresada y peleando con quienes te rodean.
Lo mejor es que te centres con serenidad en corroborar que todas las actividades planificadas se están dando conforme a lo establecido. Para ello asegúrate de:
– Realizar pruebas de sonido y pantallas
– Que el menú esté listo a tiempo
– Que cuentes con la bebida necesaria incluyendo agua y hielo
– Que el lugar esté limpio y huela bien lo que incluye los baños
– Publicar fotos para que los invitados se vayan preparando de forma positiva con el vento.
Una vez andando el evento procura estar pendiente de tus invitados, preguntándoles si necesitan algo o si se están divirtiendo.
El conocer su opinión te ayudará a determinar si todo va marchando “viento en popa”. También a conocer los pequeños detalles a corregir para un próximo evento (si te quedan ganas pues es laborioso).
Por último, no olvides el segundo paso importante: “Disfruta del evento”. Trabajaste duro y por largo tiempo así que tú también te mereces gozarlo. Además, si tu lo haces transmitirás lo mismo a tus invitados y conseguirás estar serena y dirigir el evento de forma organizada como toda una profesional.
Como puedes ver para organizar un evento exitoso no necesitas realizar piruetas y mortales sino cumplir con los aspectos básicos con tiempo y dedicación.
De seguir estos consejos lograrás un menú adecuado, garantizarás un evento que marque la diferencia y harás que los invitados lo recuerden por siempre.