PASO A PASO PARA ORGANIZAR UN EVENTO
Un evento es un suceso que marca a la colectividad, a gran cantidad de personas; un hecho que atrae la atención de las masas y hoy en día con el auge de las redes sociales la organización de eventos se ha convertido en todo un oficio para las personas que se dedican a organizar: conciertos, congresos, conferencias, festivales, ferias, entre otros.
Sin lugar a dudas para llevar a cabo un evento, se requiere de planificación, recursos (humanos y materiales), tecnología, dinero, tiempo, logística y localizaciones.
Es una gran labor que requiere de una preparación antes, durante y después del evento porque para que exista éxito en la planificación y ejecución de lo que se quiere lograr es imprescindible crear un cronograma de actividades.
A continuación, te daremos una guía paso a paso para organizar un evento.
A pesar de que no significa que esta guía sea una receta infalible, será de utilidad para que el evento tenga el alcance y el éxito deseado. En la actualidad las redes sociales cumplen la gran labor de servir de enlace para conectar a gran cantidad de personas sin necesidad de estar presentes físicamente, lo cual es una ventaja para la organización de eventos.
- Todo evento comienza con la Planificación
Este es un básico de cualquier actividad que se quiera realizar con éxito, la planificación rinde sus frutos en todos los aspectos de la vida y esta no es la excepción.
La improvisación es el enemigo número uno de un evento. Cada detalle debe estar bien cuidado.
La planificación es un aspecto imprescindible en cualquier evento sea una fiesta particular o un evento a gran escala, es la columna vertebral sin la cual no se podría llevar a cabo.
- Con qué finalidad se realizará el evento
Es el para qué del evento, el motivo por el cual se tiene pensado llevarlo a cabo.
Por ejemplo, en el caso de un congreso casi siempre el motivo para hacerlo es con fines académicos, para que los profesionales actualicen sus conocimientos en la salud, la educación, el arte, la ingeniería y demás ramas del saber.
- Qué se quiere comunicar con el evento
El organizador del evento siempre debe tener presente este aspecto, porque la planificación y ejecución de un evento se realiza con la finalidad de lograr un objetivo el cual es comunicar un mensaje.
Todo evento comienza con una intención de hacer llegar a las masas la información que se quiere transmitir que puede ser de un tema en específico o para apoyar una causa social, en el caso de los llamados Teletones, que son eventos para recaudar fondos a beneficio de instituciones benéficas.
- Qué, cómo y cuándo se realizará el evento
El qué se refiere a la razón de ser del evento.
El cómo se refiere a la forma en que se realizará el evento: al aire libre o en un local cerrado.
El cuándo se refiere a la fecha y lugar en que se realizará el evento.
- Pensar en el concepto del evento
Es el tema del evento, qué contenido tiene, en qué consiste, qué pretende comunicar al público. El concepto del evento es el significado del mismo, es el marco general en el que se desarrollará el evento.
- Invertir en publicidad
Un evento para que tenga el alcance y la aceptación deseada debe tener publicidad, bien sea en redes sociales, medios de comunicación tradicional: radio, prensa y televisión.
Cabe resaltar que la publicidad no es un gasto es una inversión; permite conocer del evento al público, se multiplica la información, ya que por sí solo no se daría a conocer.
- Tener claro a quién va dirigido
Saber hacia quién va dirigido el evento sienta las bases para una correcta planificación del mismo. La audiencia puede ser variada, existen eventos para niños, adolescentes, adultos, personas mayores, o para un público general.
- Elegir la locación donde se va a realizar
Dónde se va a realizar el evento es un factor importante para el desarrollo del mismo, debe ser de fácil acceso, transporte, seguridad. Cabe resaltar que es importante tomar en cuenta que si es un espacio abierto o cerrado, dependiendo de cada caso, hay aspectos que cubrir para el desarrollo del evento.
- Debe existir un moderador
Todo evento como un Congreso debe tener un moderador, que por lo general es una persona especializada en el tema (un locutor o animador), cuya función será amenizar el evento, ya que en ocasiones surgen inconvenientes como la ausencia de algún ponente del evento, por lo que un buen moderador realizará tal función.
- Buscar patrocinadores
Los patrocinadores del evento pueden ser empresas físicas o empresas online, las cuales se dedican a generar contenido en relación al evento en redes sociales como Facebook e Instagram las cuales tienen un gran alcance, el marketing digital es un beneficio tanto para los patrocinadores como para los patrocinados, es un ganar-ganar.
- Gestión de riesgos
Para la realización de un evento de gran magnitud se requiere de la presencia de personas especializadas en el tema de la seguridad industrial. El estudio de la estructura física donde se realizará el evento debe ser atendido por especialistas en la materia como bomberos, arquitectos o ingenieros, porque el montaje de tarimas y la utilización de espacios públicos requiere de cuidado para evitar accidentes como el desplome de las instalaciones, ya que esto puede acarrear demandas legales.
En la medida de lo posible se debe llevar una agenda con todas las acciones que se van a tomar para la realización del evento, por ejemplo, para la organización de un concierto es imprescindible tomar en cuenta aspectos como: la seguridad, el catering, la cantidad de personas que asistirán, la locación, los ingresos y egresos que se generarán, la limpieza del lugar, el impacto ambiental, los permisos respectivos para la realización del evento, etc, todo con la finalidad de no dejar cabida a la improvisación porque puede generar problemas innecesarios, que se pueden evitar planificando muy bien cada movimiento a realizar antes, durante y después del evento.