Qué es retrotimming y por qué tienes que tener uno para tu evento
Un evento es un suceso de importancia que se planea para reuniones, celebraciones, conferencias, congresos y otras actividades.
Organizarlo es una labor que toma tiempo y requiere muchas anotaciones para no olvidar ningún detalle importante. Hacer una lista en la cual ir tachando todo aquello que ya esté listo es la solución perfecta.
Hay un instrumento perfecto para que gestiones de una forma más sencilla tu proyecto y este es el retrotimming, si quieres conocer más sobre este tema, explicaremos cómo puedes ayudarte con el mismo.
¿Qué es el retrotimming?
Esta es una herramienta que viene en forma de documento de gestión de tiempo. Dicho documento se utiliza en distintas profesiones con el objetivo específico de no pasar por alto nada, a la hora de cumplir con la fecha final de un plazo.
Las herramientas para planificar un trabajo en este tiempo son muchas, de modo que puedes hacer tus planificaciones de forma digital o en un papel.
Para ser precisos se enfoca en que todas las tareas que tenga el organizador del evento, se plasmen en algún sitio para estructurar por completo el proyecto.
¿Para qué sirve el retrotimming?
Para los que se encargan de preparar eventos es primordial organizarse ya que al momento de llevar a cabo lo que piensan, viene una lluvia de ideas que puede volver la mente un enrollo.
Por eso, los procesos creativos deben vaciarse en un documento de modo que se puedan dividir la tareas y subdividir las mismas, para tener cada detalle apuntado y sea posible cumplirlas con más efectividad.
La herramienta de retrotimming es un tipo de calendario que sirve como indicador para recordarte que oficio viene primero y cuál viene después, así puedes estar en paz al momento de que llegue el evento, ya que habrás evitado cualquier imprevisto.
¿Qué debo tomar el cuenta durante la realización del retrotimming?
Cuando vayas a realizar tu documento, primero es recomendable que coloques todas tus ideas en papel o por medios digitales. Esto lo puedes hacer realizando un moodboard. ¿Qué es eso? es un mapa de inspiración en el que colocas las palabras principales de tu evento y le agregas imágenes de cómo te gustaría que fuera la actividad.
Luego de hacer esto, saca las ideas precisas que indiquen todo lo que deseas que suceda durante el evento y las labores que debes efectuar para que se cumpla.
Debes colocar las fechas y si se puede las horas en las que se harán las tareas antes del evento, planificar detalladamente lo que sucederá durante el mismo y los oficios que se realizan después de dicha actividad (pagos, llamadas a clientes, etcétera).
Es necesario mencionar que esto se debe realizar con un buen tiempo de anticipación, esto permite que si a dos semanas del evento o a una semana de él, se presenta algún inconveniente sea más sencillo de solucionar ya que tendrás lo demás adelantado y confirmado.
Puntos del retrotimming
- Si el evento que estás organizando es para algún cliente, lo primero que debes hacer es escuchar y anotar las ideas y peticiones indispensables que debe tener la actividad. Para eso planifica una cita previa con el cliente para pautar cada punto del evento.
- El siguiente paso es: Después de pautar dicha cita y tener el briefing, se debe entregar a la agencia (esto puede ser por escrito o por correo).
- Lo próximo es hacer el plan del evento.
- Luego, se pauta una cita en la que se le planteen las ideas en las que estuviste trabajando. En este punto los clientes pueden tardar un poco mientras se moldea la actividad a su gusto.
- Ahora bien, comienza la etapa en la que se debe producir y crear los elementos requeridos para que el evento tome forma.
¿Por qué es importante el retrotimming?
Cuando todo es un desorden y no hay planificación, los eventos tiende a fallar y no se cumple ninguno de los objetivos.
El retrotimming es para evitar a toda costa que los eventos sean de desventaja, disminuyendo al 1% las probabilidades de que hayan imprevistos en los eventos que se organicen.
Para cualquier agencia, un imprevisto puede significar una gran pérdida de dinero ya que al acordarse un presupuesto debería mantenerse, por eso es tan importante este documento.
Como ya hemos mencionado, es imprescindible que se anote todo. Todo lo que se haga, la forma de hacerlo, la hora y fecha en la cual hacerlo. Si a poco tiempo de llegar el evento se presenta algo que se salga de las manos de la agencia, buscar cómo solucionarlo de forma rápida y que no afecte el presupuesto.
¿Qué debería llevar un retrotimming?
Cada persona y agencia escoge la forma de hacer este documento, te mencionaremos la información básica que podría contener y tu decidirás si hay algo que quitarle o agregarle.
En la primera línea puedes colocar como título el nombre de la acción el costo y el proveedor.
- Seleccionar cuáles serán tus acciones de Marketing: Puede variar entre Flyers, videos, sesiones de fotos, post en instagram o facebook, envío de correos electrónicos, buzoneo y otros.
- Precisar las acciones que llevarás a cabo para hacer publicidad: Contratar influencers, vallas publicitarias, entrega de folletos, pago de publicidad por redes sociales o contratar diseñadores que realicen publicidad llamativa.
- Acciones de relaciones públicas: Visitar el espacio donde se hará el evento, hacer el encargo y luego la entrega de las invitaciones, confirmar menú y encargo de la iluminación.
- Luego puedes colocar las acciones que se realizan vía online y ahí puedes incluir: Envíos de email marketing, concursos por instagram o facebook, crear anuncios por youtube, hacer recordatorios a las personas invitadas.
- Por último puedes colocar las acciones de de medio de comunicación: Redacción para una nota de prensa, adaptar vídeos para medios de comunicación, preparar materiales gráficos y preparación de la base de datos.
Claramente, este es sólo un modelo que puedes ajustar a las ideas y exigencias de tu cliente.