¿Qué tienes que tener en cuenta para la seguridad de un evento?
Al realizar algún evento se debe tener en cuenta como punto principal la seguridad que será requerida para que todo tenga éxito. Esto es mucho más complejo que solo tener el personal de seguridad capacitado, por lo que será necesario una buena coordinación y comunicación entre todos los encargados.
La seguridad para eventos muchas veces no se le da la importancia que requiere, como debería serlo. De ello dependerá no solo el bienestar de los participantes, asistentes, contratistas, sino el éxito que pueda tener el mismo.
Pre-Evento.
La organización y seguridad para eventos suelen dividirse en varias etapas, basándonos en ello te mostramos algunos aspectos relevantes que deben ser tenidos en cuenta para el trabajo con multitudes en la primera etapa del evento.
1. Planificación
Lo primero que se debe dejar claro es la persona responsable de la seguridad, se debe elegir un representante de ese área. Luego redactar un plan de seguridad en el que todos los involucrados sepan qué hacer y quién es el responsable al que deben acudir.
Es importante redactar un plan en el que se indique hasta qué punto se cubre el evento, la ubicación y el tipo de público que asistirá. Será necesario contar con el apoyo de la autoridad local y conocer sus políticas.
Es recomendable tener en cuenta todos los requerimientos, es posible que se deban cumplir medidas de seguridad, como la evaluación de riesgos o los procedimientos de emergencia.
Será necesario realizar una lista de todas las cosas que se necesitarán para el correcto desarrollo del evento. De esta forma será posible cubrir todo lo que le haga falta y no se encuentre en el lugar del evento, poseer un plan B, si el A no funciona.
2. Evaluación del sitio
La evaluación del lugar del evento es de gran importancia para observar algunos aspectos a tener en cuenta, como lo son el acceso al lugar, las salidas, la circulación de las personas, distribución del sitio, iluminación.
Cada lugar o ubicación, requiere una estrategia específica y distinta dependiendo del sitio. Los eventos realizados en espacios cerrados o interiores requerirán un enfoque diferente que un espacio exterior.
Es importante consultar algunos puntos que pueda necesitar y deba conocer para aprovechar al máximo el espacio, por ejemplo, si está permitido la utilización de servicios ofrecidos por agencias que no pertenecen al lugar, la utilización de algunos espacios con los que cuente el lugar y no corresponda al del evento, incluir vigilancia nocturna en caso de alquilar el lugar por varios días.
3. Riesgos
La realización de eventos posee riesgos sin importar su índole, es necesario realizar un estudio para tener en cuenta aquellos que se podrían presentar. Los riegos se obtienen desde antes de dar lugar al evento o actividad, y pueden derivar de cualquiera área que desarrolle el mismo.
Los principales riesgos a tener en cuenta, son aquellos en los que los participantes y asistentes puedan estar sometidos, estas evaluaciones deben ser de conocimiento de todos los involucrados. Para esto es recomendable la creación de una lista de verificación de la evaluación de riesgos, o en su defecto un documento de mejores prácticas ante inconvenientes.
Su lista de verificación de la evaluación de riesgos (para un evento pequeño) o el documento de mejores prácticas (para un evento más grande) pueden incluir:
4. Preparación.
La preparación de las personas que laborarán en el evento es de vital importancia, por ello es recomendable conocer aspectos importantes que puedan formar parte de los riegos antes de realizar el entrenamiento. El conocimiento de la información médica de cada persona debe ser fundamental.
Designe a una persona del equipo como representante de la comunicación, agote todos los recursos que posea para dejar claro las reglas, regulaciones, procedimientos de seguridad y emergencia. Incluya en este tipo de recursos las órdenes locales, las medidas y procedimientos de seguridad y protección, para no incurrir en faltas a las autoridades.
5. Utilice el personal de seguridad y protección necesario y ubique las instituciones que pueda requerir.
Busque todo el personal de seguridad necesario, policías, bomberos y ambulancias. Ubique también a las instituciones a las que pueda acudir en caso de una emergencia.
6. Realizar pruebas al personal del evento.
Confirme que el personal del evento se encuentra capacitado para cubrir las responsabilidades que se les asignarán. Se deben tener en cuenta casos como detectar paquetes y personas con conducta sospechosa, a dónde acudir en emergencia, cómo comunicarse.
7. Prepare a los participantes
Es importante hacer de conocimiento a los participantes del evento, sobre las cosas que pueden encontrarse y las medidas que se tomarán en el lugar. Algunos de los recursos o herramientas que pueden usarse para mejorar la seguridad en eventos son los detectores de metales, los perros de seguridad.
Estos representan algunos de los aspectos que deben ser tomados en cuenta antes del día del evento, teniendo presente que no son todos y que están dividimos por etapas.
Evento
El cuidado que se le debe dar seguridad para eventos es de gran importancia, ya que esto podrí repercutir de forma positiva o negativa al evento. Una mala gestión en el resguardo y protección puede influir en problemas legales, financieros y de relaciones públicas. Estas son algunas recomendaciones que se deben tener en cuenta para mantener estrictos controles de seguridad.
- Conocer el sitio.
Es recomendable realizar un paseo para el conocimiento del lugar que le permita Identificar los puntos de acceso al sitio y las salidas de emergencia. Como puntos de acceso están incluidos los utilizados por el personal que trabajará en el evento. Luego de ello hágaselo conocer a todo el equipo y especialmente el personal de seguridad.
Si se trata de un sitio al aire libre, es importante realizar una delimitación del lugar estableciendo los límites de inicio y final del perímetro, puede realizar el cercado del evento con barricadas temporales.
- Riesgo de los asistentes.
Tenga en cuenta medidas para evitar riesgos de asistentes que puedan alterar el orden del lugar o perjudicar a los actores principales y demás asistentes con conductas agresivas.
- Control de masas.
Si se trata de eventos con un alto número de participantes deben tomarse medidas precisas y eficaces, ya que cuanto más grande es la multitud hay mayor probabilidad en que algo salga mal.
- Evalúe el potencial de ataques a gran escala.
Es importante hacer una revisión de bolsos, maletas y maletines en los que puedan ser introducidos algún tipo de armas que pongan en riesgo la seguridad de los asistentes del evento. Si es un evento grana escala será necesario contar con un equipo de seguridad profesional entrenado para localizar armas o accesorios que puedan utilizarse como tal.
- Comunicación eficaz entre todo el equipo
La comunicación debe ser clara, fluida y eficiente. De ser necesario haga que cada miembro del personal de seguridad tenga un walkie-talkie, para no perder la comunicación y estar atento ante cualquier cambio improvisado.
- Registros digitales
Los registros digitales hacen más fácil el proceso, y ayuda a una elaboración más eficiente de la base de datos del evento. Esto hará que la información recabada de los asistentes sea más precisa y confiable.
- Equipo de seguridad.
Es importante contar un equipo de seguridad capacitado y entrenado para eventos de la magnitud que se requiera. Que posean equipos de comunicación eficientes y usen la indumentaria adecuada para el evento,
- Vigilancia
La magnitud del evento indicará que tipo de vigilancia se requerirá, pero nunca esta demás contar con cámaras para ello, ya que poseen un mayor alcance y guardan registros. Sin embargo esto no debe eliminar el uso de un personal de seguridad, puesto que no son opcionales para un mejor resguardo.